A biztosítási folyamatok digitalizálása azt jelenti, hogy a papíralapú kárakták, az e-mailben körbejáró jóváhagyások és az egymástól elszigetelt szakrendszerek helyét egyetlen folyamatvezérelt platform veszi át. A BürOffice pontosan ezt kínálja: egy rendszerben kezeli a beérkező dokumentumokat, a munkafolyamatokat és a kimenő kommunikációt – a kárbejelentéstől a kötvénymegújításig.
Az eredmény mérhető. Egyik biztosító partnerünknél 15 év alatt kevesebb, mint felére csökkent az adminisztratív munkaerőigény. Egy másik partner ügyfélszolgálatán a korábban 15 perces hívások ma 5 perc alatt lezárulnak. Ha az önök csapata is öt rendszer között váltogat naponta, olvasson tovább: megmutatjuk, hogyan zajlik a biztosítási folyamatok digitalizálása a gyakorlatban.
Az ügyintéző reggel megnyit négy-öt alkalmazást. A kárrendszerben rögzíti az ügyet, a levelezőben keresi az ügyfél e-mailjét, egy hálózati meghajtón a szkennelt dokumentumot, Excelben pedig a saját nyilvántartását vezeti. Ugyanazt az adatot háromszor gépeli be, és a harmadik rögzítésnél becsúszik az elütés.
A vezető közben csak sejti, hol tart a csapat. Nem látja, hány ügy vár feldolgozásra, ki dolgozik túlterhelten, és hol akadt el egy jóváhagyás. Az ügyfél pedig a vonal túlsó végén várakozik, amíg az ügyintéző megtalálja a keresett információt.
A hiánypótlás külön történet. Az ügyintéző megírja a felszólítót, elküldi, majd egy Excelben vagy a fejében tartja számon, hogy visszajött-e a válasz. Ha az ügyfél két hét múlva postán küldi be a hiányzó nyilatkozatot, jó eséllyel másik kolléga bontja ki – aki nem tudja, melyik ügyhöz tartozik.
A tünetek minden biztosítónál hasonlók:
Ezekre a tünetekre ad választ a biztosítási folyamatok digitalizálása – nem újabb rendszerrel, hanem a meglévők összekötésével. A cél nem a szoftvercsere, hanem az, hogy az ügy magától lépjen tovább, és senkinek ne kelljen emlékeznie rá.
A BürOffice több mint dokumentumkezelő rendszer biztosítóknak: integrált platform, amely a DMS, a workflow-motor, a szabálymotor és az irattár funkcióit egyetlen rendszerben adja. Három alrendszere a teljes információáramlást lefedi.
A meglévő szakrendszereit nem kell lecserélnie. A BürOffice REST API-n, webszolgáltatásokon és SQL-kapcsolatokon keresztül integrálódik a kárrendszerrel, az állománykezelővel és a számlázással, sőt egyszerre több dokumentumtárral is együttműködik. A biztosítási folyamatok digitalizálása így nem újabb szigetet épít, hanem hidat a meglévők közé.
A papír sem tűnik el egyik napról a másikra – ezzel számolunk. A fizikai kötvények és kárakták helyét vonalkódos irattári nyilvántartás követi az ügyintézőtől az átmeneti irattáron át a központi irattárig. Bárki másodpercek alatt megtalálja, melyik irat hol van, és mennyi ideig kell még őrizni.
A legjobb bizonyíték a a valóság. A BürOffice 2010 óta fut az egyik legnagyobb hazai biztosító adminisztratív területén, a létszám 5000-ről 800-ra csökkent, miközben a kezelt állomány folyamatosan nőtt.
A biztosítási back office automatizálás másik hatása a mérhetőség. A KPI-riportokból kiderül, ki hány ügyet zárt le és mennyi idő alatt. Erre építve teljesítményalapú bérezést is bevezettek, a csapat összteljesítménye pedig jelentősen nőtt.
A biztosítási folyamatok digitalizálása a kimenő oldalon folytatódik, ahol szintén sok a kézi munka. A biztosítói levelezés nagy része ismétlődő: értesítők, felszólítók, évfordulós tájékoztatók. A BürOffice ezeket jóváhagyott, verziókövetett sablonokból generálja, az adatokat a szakrendszerekből tölti ki – az ügyintéző nem gépel, csak indít.
A rendszer az ügyfél preferált csatornáján küldi ki a leveleket: postán, e-mailben vagy Cégkapun. A postai feladójegyzéket automatikusan elkészíti, a visszaérkező tértivevényeket feldolgozza és az ügyhöz csatolja. Több ezer címzettnél is egyetlen indítás az egész.
Minden biztosítónál más a legégetőbb pont. A biztosítási folyamatok digitalizálása négy területen hozza a leglátványosabb eredményt – mindegyikről részletes megoldásleírást készítettünk:
A biztosítókra a legszigorúbb szabályok vonatkoznak, ezért a megfelelést a platform alapjaiba építettük. A BürOffice teljesíti a NIS2 szabályozás rendszerre vonatkozó magas szintű követelményeit, megfelel a GDPR-nek, a hiteles archiválás pedig akár évtizedekig őrzi a dokumentumok bizonyító erejét.
Minden műveletről napló készül: bármikor visszakereshető, ki, mikor és mit tett egy dokumentummal. A jogosultságokat akár dokumentumszinten beállítja, így a bizalmas ügyekhez csak az arra jogosult fér hozzá. Egy MNB-ellenőrzésnél vagy belső auditnál ez aranyat ér: a teljes iratnyomvonal percek alatt előáll.
Az első folyamat jellemzően néhány hét alatt élesbe áll. A teljes kiterjesztés ütemét önök határozzák meg.
A biztosítási folyamatok digitalizálása nem többéves informatikai projekt, hanem lépésenként bevezethető változás, amely már az első folyamatnál megtérül. Kérjen díjmentes konzultációt, egy órában megmutatjuk, az önök folyamataiban hol van a legnagyobb tartalék.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.