A vezető rákérdez egy ügyre: „Hol tartunk a szerződéssel?" Az ügyintéző nyit egy levelezést, egy megosztott mappát, egy táblázatot, és elkezdi összerakni a történetet. Húsz perc múlva van egy verziója arról, mi történhetett. A baj az, hogy a kollégájának egy másik verziója van.
Az ügyek a legtöbb cégnél darabokban élnek: a dokumentum az egyik helyen, a hozzá tartozó levelezés a másikon, a döntés egy folyosói beszélgetésben. A BürOffice Process alrendszere ezt a széttöredezett világot rakja össze: itt futnak a folyamatok, itt élnek a dokumentumok, itt készülnek az új iratok, és innen látja a vezető, hogyan teljesít a szervezet. Emellett a rendszer a végzett műveletekről teljes audit trail-t biztosít.
A Process alrendszer alapegysége a dosszié. Egy ügy minden eleme – dokumentumok, beérkezett és kiküldött küldemények, megjegyzések, belső üzenetek – egyetlen dossziéban vannak időrendi eseménytörténettel. Aki megnyitja, azonnal látja, hogy mi történt eddig, anélkül hogy bárkit kérdezgetne. A hozzáférési jogok pedig pontosan szabályozzák, ki mit láthat és módosíthat – egy GDPR-megkeresésnél a rendszer azt is megmondja, melyik dokumentumhoz ki fért hozzá.
A folyosói beszélgetés is bekerül az ügybe: a rendszerben végzett egyeztetés az ügyhöz kapcsolódik, naplózva. Egy auditnál nem emlékekre kell hagyatkozni – ott a beszélgetés, szó szerint.
A munkaszervezés alapja a munkasor: a rendszer minden folyamatlépést annak a kompetenciacsoportnak a sorába tesz, amelyik azt el tudja végezni. Mindenki csak azt látja, ami rá tartozik. Nincs egymásra mutogatás, nincs elsikkadt feladat, nincs reggeli eligazítás arról, ki mivel foglalkozzon.
A több mint húszéves tapasztalatból született általános munkafolyamat a szervezeteknél előforduló esetek kétharmadát lefedi – a valóban egyedi üzleti folyamatokra pedig testreszabott workflow épül, akár az általános elemeiből. A rendszer közben figyeli a határidőket, várakoztat, eszkalál, és szól, ha lépni kell.
Az AI által kinyert adatok alapján a rendszer automatikusan elhelyezi a dokumentumot a megfelelő munkasorba.
Az adminisztráció egyik legdrágább lépése, amikor az ügyintéző öt rendszerből másolgat adatokat egy készülő Word-dokumentumba. A BürOffice Process alrendszerben a sablonokhoz adatforrások kapcsolódnak: a rendszer a BürOffice-ból és a társrendszerekből – webszolgáltatáson, REST-híváson vagy SQL-lekérdezésen keresztül – automatikusan tölti ki a mezőket. Az ügyintéző egy azonosítót ad meg, a többit a rendszer hozza. Elgépelés, másolási hiba: kizárva. Az adatforrásokat ráadásul adminisztrátori felületen, fejlesztő nélkül lehet felvenni – ez egy no-code megoldás.
A sablonok verziókezeltek és jóváhagyási folyamaton mennek át: amíg egy sablon nincs élesítve, az ügyintézők nem érik el, így mindenki garantáltan a hatályos változatból dolgozik. A fejléc, a lábléc, a címzés részsablonként egy helyen módosítható, és minden sablonban átfut. Körlevélnél egy Excel-lista soraiból készül annyi személyre szabott dokumentum, ahány címzett van – az adatforrások minden példánynál lefutnak.
A kinyomtat–aláírat–visszaszkennel kör a papíralapú világ legmakacsabb maradványa. A digitális aláírással a dokumentum soha nem hagyja el a digitális teret: a rendszer több aláírás-szolgáltatót integrál, az aláírást munkafolyamatba illeszti, határidővel és figyelmeztetéssel. Aláíró lehet alkalmazott és külső fél is, akár átvételi elismervénnyel – a címzett csak azután látja a dokumentumot, hogy az átvételt digitálisan igazolta. Egy munkaszerződést minden dolgozó a saját példányán ír alá, egy testületi döntést a tagok egyetlen közös, hiteles dokumentumon.
Volt már, hogy egy pert, egy hatósági kérést vagy egy ügyfélhatáridőt egyetlen meg nem talált papír veszélyeztetett? Az irattári modul minden fizikai iratot tárolási hierarchiában tart nyilván: cím, emelet, polc, doboz. A rendszer azt is pontosan tudja, melyik elektronikus dokumentumból melyik papír készült, és melyik papírból melyik szkennelt változat – fénymásolni sem kell, az elektronikus változat akárhány ügyben szerepelhet, az eredeti helye akkor is egyetlen kattintásra van.
A vonalkódos tömeges műveletekkel a betárolás, kitárolás, leltár egér nélkül, leolvasóval megy. A selejtezési időt a rendszer számolja ki minden iratra és minden dobozra – mindig a legóvatosabb értékkel –, így nem kell évekig túltárolni dobozokat csak azért, mert senki nem meri kidobni őket. A rendszer azt is kimutatja, melyik tárolót éri meg átválogatni, és mennyi idő alatt térül meg a művelet.
Nagy irattáraknál a logisztikai modul útvonalat tervez, csoportosítja a mozgatásokat, és a vállalt SLA-n belül tartja a kiszolgálást – akár külső irattári szolgáltatóval integrálva.
A dossziék hierarchiába rendezhetők, így egy projekt minden szála egyben marad: az ügyfélkapcsolatot vivő kolléga az üzletfél-dossziét kezeli, a projektvezető a projektdossziét, a pénzügy a teljesítéseket – mégis egyetlen egészet alkotnak. A tennivaló-kezelés pedig a tervezett és a tényleges ráfordítást méri: a számláló a feladat indításakor elindul, megszakításkor megáll, a feladatcsoportokból pedig kirajzolódik, mire megy el a nap. Home office-ban dolgozó csapatnál ez nem ellenőrzés, hanem közös valóság: a vezető és a kolléga ugyanazokat a számokat látja.
Csak azon lehet javítani, amit mérünk. A rendszer a munka közben automatikusan eseményeket rögzít – iktatás, feladatkiosztás, lezárás –, ezekből pedig KPI-riportok lesznek: mennyi idő alatt készül el egy lépés, mennyi idő után kezdenek bele a kollégák, hol lassul a folyamat. Mindezt nem külön adminisztrációból, hanem a napi munka melléktermékeként.
A munkasor-vezérlőpult ennél is tovább megy: nem utólag jelez, hanem előre. A trendek alapján már akkor mutatja a várható SLA-sértést, amikor még semmi nem csúszott – a vezető a felületről azonnal átcsoportosít, és a hatást frissülő grafikonon látja. A tíznapos válaszadási határidejű hatósági levél így nem a kilencedik napon kerül a kompetens ügyintéző asztalára. És van egy csendes mellékhatás: az objektív, folyamatos visszajelzés a kollégákat is megtartja – mindenki látja, hogyan teljesít, nem az éves értékelésen szembesül vele.
Az Input behozza az információt, az Output kiküldi – de az érték a kettő között keletkezik. A BürOffice Process alrendszer az a hely, ahol a cég ténylegesen dolgozik: ahol az ügyek nem köröznek, hanem el lesznek intézve.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.