A vezetői értekezleten elhangzik a kérdés: „Kiment a felszólítás? Megkapta az ügyfél?" Csend. Valaki a postázóba telefonál, valaki a kolléga küldött mappájában keres, valaki a tértivevényes dossziét lapozza. A levél valószínűleg kiment. Talán meg is érkezett. Biztosat senki nem tud mondani.
Ez a bizonytalanság nem véletlen. A kimenő kommunikáció a legtöbb cégnél szét van szórva: postai levelek a postázóban, e-mailek személyes fiókokban, hivatali kapus üzenetek egy külön felületen, a portálos és call centeres válaszok megint máshol. Amit a cég kiküld, az a cég arca – mégis ez az a terület, ahol a legkevesebb a kontroll.
A BürOffice Output alrendszere ezt fordítja meg: minden kimenő küldemény egyetlen rendszerből indul, szabályozott úton, követhető sorssal.
Az ügyintéző az ügydossziéból indítja a küldeményt, így az már a születése pillanatában iktatva van – az iktatás nem múlhat figyelmen vagy jó szándékon. Egyetlen kimenő iratba több küldemény is rögzíthető: ugyanaz a dokumentum mehet e-mailben és postán is ugyanannak a címzettnek, vagy egy lépésben több félnek – egy jogi ügyben például a másik félnek, az ügyvédjének és a bíróságnak egyszerre. A rendszer minden csatornát kezel: postai levél, e-mail, hivatali és cégkapu, ügyfélportál, call center, és integrációs kapcsolaton keresztül a társrendszereket is meghívja.
Egy rosszul megfogalmazott levél vagy egy elavult sablonból készült szerződés többe kerülhet, mint egy egész éves szoftverlicenc. A BürOffice Output alrendszer ezért szabályokra építi a kiküldést. A felügyeleti szabályzatok pontosan rögzítik, hogy adott ügykörben, adott szervezeti egységnél ki hagyhat jóvá és ki írhat alá – akár többszintű, összetett szabályrendszerrel. Amíg a szabályzat nem teljesül, a küldemény nem indul el.
A dokumentumok sablonból készülnek, és az ügyintéző mindig a hatályos, aktuális változatot kapja – a két éve a saját gépén őrzött, elavult verzió kikerül a játékból. A rendszer közben mindent naplóz: ki készítette, ki hagyta jóvá, ki írta alá, ki nyomtatta, ki postázta. Egy későbbi vitában vagy auditban ez a napló percek alatt választ ad arra, amire ma napokig keresik a bizonyítékot.
A papíralapú kiküldés a legdrágább formája annak, hogy képzett emberek idejét nyomtatásra és borítékolásra fordítsuk. Az Output alrendszerrel az ügyintéző csak a küldeményt készíti el, a többit a központi nyomtatási munkasor veszi át: kijelölt csapat nyomtat, ragszámoz, borítékol és állítja össze a Magyar Posta felé a feladójegyzéket. Sok esetben az ügyintéző papírt sem fog a kezébe.
A rendszer már rögzítéskor kiszámítja a várható postai díjat a választott szolgáltatás alapján, a boríték-összeállítási utasításokat pedig számon tartja: ha például az ügyfél eredeti iratát kell visszaküldeni, a rendszer addig nem engedi feladni a borítékot, amíg az irat ténylegesen bele nem került. Ami eddig sárga PostIt-on volt, az most kikerülhetetlen lépés.
A rendszer támogatja az elektronikus csatornákon történő kommunikációt, az email küldést, a hivatali- és cégkaput, a telefonhívást és egyéb elektronikus csatornákat.
Emellett lehetőség van a küldemények futárszolgálattal, faxon vagy személyesen történő kézbesítésére is.
A legtöbb rendszer ott áll meg, hogy a levél elment. A BürOffice ott kezd igazán dolgozni. A rendszer megkülönbözteti a „kézbesítve" és a „sikeresen kézbesítve" állapotot: elektronikus csatornákon a visszaigazolásokat automatikusan feldolgozza, postai küldeménynél pedig a visszaérkező elektronikus tértivevények alapján frissíti az állapotokat – a tértivevényt is a küldeményhez teszi, így az ügyintéző a monitorán látja, mikor és hányszor próbálta a Magyar Posta a kézbesítést.
A kézbesíthetetlen levél sem tűnik el egy fiókban. A rendszer értesíti az eredeti ügy ügyintézőjét, és munkafolyamatot indít a kezelésre – így egy be nem jelentett címváltozásból nem lesz hónapokig lappangó üzleti kár, az ügyféltörzs pedig folyamatosan tisztul. És ami különösen értékes nagy szervezetben: az Azonosító tár révén a rendszer a más rendszerekből kiküldött levelek visszaérkező tértivevényeit és borítékait is befogadja, így a teljes visszaérkezés-kezelés egyetlen rendszerben fut össze.
A kimenő és a bejövő oldal itt ér össze. Amikor a kiküldött az ügyfél aláírva visszaküldi, a rendszer felismeri, és azonnal az eredeti ügybe iktatja. A BürOffice-ban a kiküldött e-mailekre adott válasz automatikusan az indító ügyhöz csatlakozik, ügyintézői munka nélkül. Aki pedig mégis a személyes Outlook-fiókjából levelezik, az a bővítménnyel pár kattintással kimenő küldeményként iktatja a levelét az ügydossziéhoz. Az eredmény: az ügyről mindig teljes kép él a rendszerben, nem csak annyi, amennyi véletlenül bekerült.
A hivatali és cégkapus kézbesítés a rendszer beépített modulja, az ügyintéző számára pontosan úgy működik, mint bármely más csatorna. A csatolmányokat a rendszer igény szerint KRX formátumba csomagolja, a kiküldés után pedig a feladási, letöltési és meghiúsulási igazolásokat automatikusan feldolgozza: a küldemény állapota magától áll sikeresre vagy sikertelenre, és erről teendő vagy e-mail értesíti az illetékest. Ami eddig külön felületen, külön figyelmet követelt, az beolvad a napi rutinba.
Nagyvállalatnál a kimenő levelek sosem egyetlen rendszerben születnek: a számlázó, a szakrendszer, a CRM is küld. Az Output alrendszer ezeket sem hagyja figyelmen kívül – integrációs kapcsolaton vagy akár egyszerű Excel-betöltéssel a máshol készült küldemények külső küldeményként jelennek meg a nyilvántartásban. A vezető így nem egy szeletet lát, hanem a cég teljes kimenő kommunikációját.
A visszakeresés pedig nem nyomozás többé. Előre definiált szűrőkkel – címzett, ügy vagy más adat alapján – bármelyik küldemény másodpercek alatt előhúzható a teljes történetével együtt. Az ügyfél reklamál? Mire befejezi a mondatot, az ügyintéző képernyőjén ott a levél, a jóváhagyás és a kézbesítési igazolás.
A kimenő levél a cég kézfogása: ebből érzi meg az ügyfél, a partner és a hatóság, hogy rendezett szervezettel van-e dolga. A BürOffice Output alrendszerével ez a kézfogás minden alkalommal határozott – és utólag is bizonyítható.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.