Mit hoz a folyamatdigitalizáció számokban?
A leghosszabb bizonyíték 15 éves: az egyik legnagyobb hazai biztosító adminisztratív területén a BürOffice 2010 óta fut, és az automatizálás segítségével 5000 főről lecsökkent a létszám 800-ra – miközben a kezelt állomány nőtt.
Egy nagy ügyfélforgalmú partnernél a 15 perces hívások 5 perc alatt zárulnak. Egy másik csapatnál a mérhető teljesítményre épített bérezés több mint 50 százalékos teljesítménynövekedést hozott.
A minta mindenhol ugyanaz: a rendszer viszi az ügyet, az ember dönt. A digitális átalakulás vállalatoknak nem elérhetetlen vízió, hanem folyamatról folyamatra haladó, mérhető eredményeket hozó változás.
Honnan érdemes indulni? Három tipikus belépési pont
A folyamatdigitalizáció első lépése mindig egy jól körülhatárolt, nagy volumenű folyamat. Középvállalatoknál ez jellemzően a szerződéskezelés vagy az iktatás, gyorsan bevezethető, és azonnal érezhető a hatás.
Nagy ügyfélforgalmú szervezeteknél – biztosítóknál, energiaszolgáltatóknál – a beérkező megkeresések kezelése a egyik leggyorsabb megtérülésű terület: az automatikus érkeztetés és elirányítás napok alatt átrendezi az ügyfélszolgálat hétköznapjait.
A harmadik tipikus belépő a kimenő tömeges levelezés: felszólítók, értesítők, tájékoztatók sablonból, igazolható kiküldéssel. Itt a volumen miatt minden megspórolt perc ezerszeresen számít.
Bármelyik ponton indul, a logika ugyanaz: az első folyamat gyors elindítása megteremti a bizalmat és a mintát a következőhöz. A folyamatdigitalizáció így lendületet vesz, nem pedig elakad.
Miért a Quattrosoft?
A Quattrosoft 1998 óta fejleszt folyamatdigitalizációs megoldásokat magyar vállalatoknak. A BürOffice magyar fejlesztés: a bevezetést és a támogatást ugyanaz a budapesti csapat adja, amely a rendszert építi – nem egy globális ügyfélszolgálat harmadik szintje.
Az ügyfélkapcsolataink hossza önmagában referencia: a legnagyobb hazai biztosítós bevezetésünk 2010 óta él és bővül, az Audax Renewables pedig 2023 augusztusában, működő üzletmenet mellett állt át a platformra. Csak akkor vállalunk megbízást, ha valódi problémára van valódi megoldásunk.
A bevezetés nálunk nem átadás-átvétellel ér véget: a folyamatok finomhangolása és bővítése folyamatos közös munka – ügyfeleink jelentős része több, mint egy évtizede fejleszti velünk a működését.
Digitális platform, nem csak dokumentumtár
A klasszikus dokumentumkezelő tárol és keres. A BürOffice, mint folymatdigititalizációs platform ennél többet tud, az ügyhöz kapcsolódó dokumentumokat tárolja, és az üzleti folyamatot is vezérli – jóváhagyással, határidőfigyeléssel, eszkalációval, digitális aláírással és eIDAS szerinti hiteles archiválással.
A dokumentumgenerálás is a platform része: szerződések, értesítők és tájékoztatók jóváhagyott sablonokból készülnek, az adatokat a szakrendszerekből tölti ki – akár több ezer személyre szabott levelet egyetlen indítással.
A fizikai iratok sem maradnak ki: vonalkódos irattári nyilvántartás követi őket az ügyintézőtől a központi irattárig, a megőrzési idők és a selejtezés a folyamatba van építve.
Megfelelőség: NIS2, GDPR, DORA
A NIS2 első audithatárideje 2026. június 30-án lejárt, és a megfelelés mostantól kétévenkénti auditokkal, folyamatosan esedékes. A BürOffice teljesíti a NIS2 szabályozás rendszerre vonatkozó magas szintű követelményeit, megfelel a GDPR-nek.
Minden művelet naplózott, a jogosultságok dokumentumszinten beállíthatók. Egy auditnál vagy hatósági megkeresésnél a teljes iratnyomvonal percek alatt előáll – ez a folyamatdigitalizáció mellékes, de nagyon értékes hozadéka.
Így indul a közös munka
- Felmérés: egy díjmentes konzultáción közösen megkeressük azt a folyamatot, ahol a leggyorsabb a megtérülés.
- Pilot: az első folyamat néhány hét alatt élesbe áll, a csapat valós ügyeken ismeri meg a rendszert.
- Kiterjesztés: a bevált mintát folyamatról folyamatra visszük tovább, üzemleállás nélkül – a KPI-riportok minden lépésnél megmutatják az eredményt.
