Egy fontos ügyfél módosítást kér a szerződésében. A kapcsolattartó továbbítja a jogi osztálynak, a jogász visszaküldi véleményezésre, közben az ügyfél újabb kérdéseket ír, a pénzügy egy harmadik szálon észrevételez. Három nap és 25 e-mail után senki nem tudja, melyik a friss verzió, és ki hagyta jóvá. A szerződéskezelés a legtöbb cégnél pontosan így néz ki – pedig nem kell így kinéznie. A BürOffice-ban a szerződéskezelés teljes folyamata egyetlen platformon fut: a sablontól az aláíráson át az archiválásig.
Egy többszáz fős adminisztrációs csapattal dolgozó pénzügyi szolgáltatónál ez az átfutási időt 7–10 napról 1–2 napra rövidítette. Megmutatjuk, hogyan.
Az oldal azoknak a vezetőknek szól, akiknél a szerződések nagy számban készülnek – ügyfélszerződések, beszállítói megállapodások, munkaszerződések –, és a lassú átfutás már üzletet vagy határidőt veszélyeztet.
Három okból. A szerződéskezelés e-mailben zajlik, ezért a verziók szétszóródnak. A jóváhagyás személyes emlékezeten múlik: ki, mikor, mit hagyott jóvá, az a levelezésben rejtőzik. Az adatokat pedig kézzel másolják a sablonba, ami hibát szül – egy elírt összeg vagy név a legkínosabb pillanatban derül ki.
A digitális szerződéskezelő rendszer nem a papírt cseréli PDF-re, hanem a folyamatot teszi rendbe. A BürOffice-ban öt lépésben zajlik.
Az ügyintéző kiválasztja a jogi osztály által jóváhagyott, verziózott sablont. A rendszer a belső adatforrásokból – ügyfél-nyilvántartásból, termékadatbázisból – automatikusan kitölti az adatokat, így a teljes, hibamentes szerződés pillanatok alatt elkészül. A sablonok adaptívak: az ügytípusnak és az adatoknak megfelelően jelennek meg vagy tűnnek el bizonyos szakaszok.
Az elkészült dokumentum magától elindul a jóváhagyáson. A szabályok szerint értesülnek a jóváhagyók, mindenki a saját munkakosarában látja a rá váró feladatot. Ha valaki nem reagál időben, a rendszer eszkalálja a feladatot – a szerződés nem porosodik senki postafiókjában.
A jóváhagyott szerződést a rendszer automatikusan ellátja a megfelelő digitális aláírással. A BürOffice több aláírás-szolgáltatót támogat, kezel csoportos és egyedi aláírást, és átvételi elismervény is kérhető. A digitális aláírás integráció teszi lehetővé a valóban papírmentes szerződéskötést.
A szerződés a megadott csatornán megy ki az ügyfélnek. Amikor az ügyfél az aláírt példányt visszaküldi, a rendszer automatikusan az ügy dokumentumai közé csatolja, és értesíti az ügyintézőt. Nincs több „megjött már?” típusú levelezés.
Az aláírt szerződés a digitális dokumentumtárba archiválódik, a fizikai példány tárolási helye is rögzíthető. A lejárati idő bekerül a rendszerbe, amely időben figyelmeztet a megújításra – a hosszabbítás nem az utolsó pillanatban, kapkodva történik.
A vezetők ritkán ülnek az asztaluknál. Az elektronikus szerződés jóváhagyás ezért mobileszközről is elérhető: a jóváhagyó útközben átnézi és elfogadja a dokumentumot, a folyamat pedig megy tovább. A felügyeleti szabályzatok közben garantálják, hogy mindenki csak azt hagyhassa jóvá, amire jogosultsága van – a teljes folyamat naplózott és visszakereshető.
A szerződés nyilvántartó program tipikusan a kész szerződéseket listázza. Ez hasznos, de a munka nagyja korábban történik: a szövegezésnél, a jóváhagyásnál, az aláírásnál. A BürOffice a nyilvántartást a folyamattal együtt adja: minden szerződésnél látszik az előélete, a kapcsolódó levelezés, a verziók és a jóváhagyók – a lejáratokról pedig a rendszer szól, nem egy Excel-tábla.
A bevezetőben leírt 25 e-mailes káosz oka nem a kollégák figyelmetlensége, hanem az, hogy a szerződéskezelés és a kommunikáció két külön világban él. A BürOffice-ban az ügyfél kérdései, a jogász észrevételei és a pénzügy megjegyzései mind az ügyhöz csatolódnak – bármelyik csatornán érkeztek. Ha az ügyfél telefonon érdeklődik a státuszról, az ügyintéző nem a levelezésében túr, hanem ránéz az ügyre, és azonnal válaszol.
A beépített csevegőfunkcióval a belső egyeztetés is a szerződés mellett zajlik, és minden üzenetváltás megmarad. Fél év múlva is kideríthető, miért pont az a szövegváltozat született.
A bevezetés a meglévő sablonok és a jóváhagyási szabályok felmérésével indul. A jogi osztály jóváhagyja a sablonokat, mi felépítjük a folyamatot: ki hagy jóvá, milyen összeghatárnál, milyen határidővel, ki ír alá. Ezután jön a betanulás és az éles indulás – a BürOffice a meglévő környezethez illeszkedik, ezért a szerződéskezelés akár néhány hét alatt átállhat az új működésre.
A régi szerződések sem vesznek el: az állomány betölthető, és a lejáratfigyelés rájuk is bekapcsolható.
A jogosultsági rend közben végig érvényesül: mindenki csak azt látja és azt hagyhatja jóvá, amire felhatalmazása van.
A folyamat minden lépése mérhető is: a vezérlőpulton látszik, hány szerződés van folyamatban, melyik fázisban, és hol torlódik a munka. A szerződéskezelés így nem fekete doboz többé, hanem irányítható folyamat.
Hozza el egy tipikus szerződését, és élőben megmutatjuk, hogyan futna végig a BürOffice-on a sablonválasztástól az archiválásig. A digitális szerződéskezelés bevezetése után a szerződéskezelés nem kockázati tényező lesz, hanem a cég leggyorsabb folyamata.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.