Hétfő reggel kilenc óra. Az ügyfél vonalban, a kolléga pedig három rendszerben és két megosztott mappában keresi az aláírt szerződést. Ismerős jelenet? A jól megválasztott dokumentumkezelő rendszer pontosan ezt a keresgélést törli ki a vállalat mindennapjaiból. A BürOffice dokumentumkezelő rendszere egyetlen platformon fogja össze a dokumentumok teljes életútját a beérkezéstől a feldolgozáson át az archiválásig – magyar fejlesztésű, nagyvállalati környezetben bizonyított megoldásként.
Ezen az oldalon megmutatjuk, mit várhat el egy korszerű rendszertől, miben más a BürOffice megközelítése, és milyen mérhető eredményeket hozott ügyfeleinknél.
A dokumentumkezelő rendszer – angol rövidítéssel DMS rendszer – a vállalat dokumentumait központi, kereshető, jogosultságokkal védett térben tárolja és mozgatja. A hangsúly a mozgatáson van. A dokumentumkezelés ugyanis nem tárolási kérdés: egy szerződés, egy számla vagy egy reklamáció akkor ér valamit, ha a megfelelő emberhez jut el, határidőre, teljes előzménnyel.
Egy korszerű rendszer ezért négy dolgot old meg egyszerre. Fogadja a dokumentumokat minden csatornáról. Verziózva, másodpercek alatt visszakereshetően tárolja azokat. Munkafolyamatba illeszti a dokumentumot, amely így magával viszi a feladatot is. Végül gondoskodik a szabályos megőrzésről, az archiválásról és a selejtezésről.
A legtöbb DMS rendszer a tárolásnál és a keresésnél megáll. A BürOffice tovább megy: a dokumentumkezelést a folyamatokkal együtt kezeli. Az Input alrendszer érkezteti a postai, e-mailes, ügyfélportálos, valamint a Cégkapun és Hivatali Kapun érkező küldeményeket. A Process alrendszer viszi végig a feldolgozást, a jóváhagyásokat és az iratkezelést. Az Output alrendszer szabályozottan küldi ki a válaszokat. Egy lánc, egy platform, egy felület.
Ha egy ügyfél válaszol egy korábbi megkeresésre, a rendszer felismeri az összefüggést, és automatikusan az eredeti ügyhöz csatolja a levelet. Az ügyintéző így mindig a teljes képet látja, nem csak egy kiragadott e-mailt.
A BürOffice egyszerre több dokumentumtárolóval is együttműködik, a felhasználó ebből semmit nem érzékel. A gyakran használt dokumentumokat gyors, prémium tárhelyen, a ritkán elővett anyagokat olcsóbb tárolón tarthatja, így a tárolási költség is optimalizálható. A rendszer támogatja többek között az EMC Documentum, az IXOS Archive Server és az MS SharePoint megoldásokat, valamint saját DB-DMS és FS-DMS tárolóval is rendelkezik. Az átállás egyik tárolóról a másikra fokozatosan, akár üzemidő alatt is megoldható úgy, hogy a felhasználó abból semmit nem vesz észre.
Minden módosításról látszik, ki, mikor és mit változtatott, a korábbi verziók pedig bármikor visszaállíthatók. A verzióváltás oka is rögzíthető, így a teljes előélet auditálható. A hozzáférést mappánként vagy akár dokumentumonként hangolhatja: a bizalmas anyagokat csak az arra jogosultak nyitják meg, a közös munkát igénylő fájlokon több kolléga dolgozhat egyszerre.
A dokumentumkezelő rendszer nemcsak fogadja az iratokat, hanem elő is állítja azokat. A BürOffice-ban a dokumentumok jóváhagyott, verziózott sablonokból készülnek, az adatokat pedig a rendszer automatikusan tölti ki – akár külső szakrendszerekből, az adatforrás-connector REST API-kon, webszolgáltatásokon, AI interfészeken, SQL-lekérdezéseken és egyéb csatolókon keresztül. A sablonok adaptívak: az ügytípusnak és az adatoknak megfelelően jelennek meg vagy tűnnek el bennük szakaszok.
Ugyanez a motor egyetlen levelet és több ezer személyre szabott értesítést is ugyanolyan biztonsággal állít elő. Az ügyintéző nem gépel, nem másol – kiválaszt, ellenőriz, indít.
Egy ügyhöz nemcsak dokumentumok tartoznak, hanem levelezés, telefonhívás, portálüzenet is. A BürOffice ezt a teljes kommunikációt egységesen, az ügyhöz rendelve mutatja, bármelyik csatornán zajlott. A kollégák nem beszélnek el egymás mellett a sokadik e-mail-váltásban, és a 360 fokos ügyfélkép miatt az ügyintéző mindig pontosan tudja, hol tart az ügy.
Az elektronikus dokumentumkezelés jogi oldala legalább olyan fontos, mint a kényelmi. A BürOffice megfelel a GDPR előírásainak, és a NIS2 szabályozás „magas” szintű követelményeit is teljesíti. A teljes körű naplózás rögzíti, ki, mikor és mit tett egy dokumentummal.
A hiteles archiválás az eIDAS és a hazai jogszabályok szerint őrzi meg az elektronikus iratokat: a tartalom, az időbélyegek és az elektronikus aláírások hosszú távon is sértetlenek maradnak, így a dokumentumok évtizedek múlva is bizonyító erejűek. A GDPR előírásoknak megfelelő dokumentumkezelés tehát nem külön projekt, hanem a rendszer beépített tulajdonsága.
Egyik partnerünk szigetszerű rendszerekkel dolgozott. A kollégák ugyanazokat az adatokat több rendszerbe rögzítették, szaporodtak a hibák, és nőtt a panaszok száma az ügyfelek és a munkatársak oldalán egyaránt.
A folyamatokat felmértük, majd áttettük a BürOffice rugalmas platformjára. A többszörös adatrögzítés megszűnt, a munkaerőigény 56%-kal csökkent. A kollégák frusztrációja is elpárolgott: senki nem másol többé adatot rendszerek között, mindenki érdemi munkával foglalkozik.
A vállalati dokumentumkezelés bevezetése nem többéves informatikai projekt. A dokumentumkezelő rendszer illeszkedik a meglévő környezethez: támogatja az elterjedt szkennelési megoldásokat és levelezőszervereket, fut Windows és Linux szerveren, adatbázisként pedig Oracle, MS SQL Server vagy akár ingyenes PostgreSQL is megfelel. A bevezetés ráadásul szakaszolható: indulhat a legnagyobb fájdalmat okozó folyamattal, a többi terület pedig ütemezetten csatlakozik.
Jellemzően nincs szükség új licencek vásárlására. Szakértőink a felméréstől az éles indulásig végigkísérik a projektet, kialakítják az optimális folyamatokat, így a rendszer akár néhány hét alatt munkába áll. A webes felületet a rendszert ritkábban használó kollégák kedvelik, a nagy mennyiségű adminisztrációt végzők a gyors asztali alkalmazást választják.
Igen. A rendszer DMS-csatolókon keresztül több dokumentumtárolót támogat, például az NScale-t is. A meglévő állományok maradhatnak a helyükön, a BürOffice föléjük épül, és egységes felületet ad a felhasználóknak.
Minden beérkező dokumentumot csak megfelelő jogosultsággal lehet megnyitni, és a naplózásból bármikor visszakereshető, ki mit tett vele. A rendszer a GDPR mellett a NIS2 „magas” szintű előírásait is teljesíti.
Az egyedi azonosítók és az automatikus előzményezés miatt egy ügy teljes dokumentációja másodpercek alatt előhívható. Amíg a versenytárs három napig keresi a szerződést, az Ön kollégája egy kattintással előhúzza.
A dokumentumkezelő rendszer kiválasztása hosszú távra szóló döntés, ezért érdemes élőben látni, hogyan kezelné az Ön folyamatait. Kérjen személyre szabott bemutatót: megmutatjuk, hogyan halad végig a saját szerződése, számlája vagy reklamációja a BürOffice dokumentumkezelő rendszerén – a beérkezéstől az archiválásig.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.