A BürOffice egy folyamatdigitalizációs platform, amely az intelligens automatizációnak köszönhetően drasztikusan növeli a vállalatok hatékonyságát, ezzel jelentős költségmegtakarítást biztosít.
A modern vállalati működés elengedhetetlen feltétele a dokumentumok és üzleti folyamatok hatékony digitalizálása. A BürOffice átfogó megoldást kínál erre a kihívásra, lehetővé téve a teljes információáramlás kontrollált és hatékony menedzselését.
Rendszerünk három integrált alrendszere – Input, Process és Output – biztosítja, hogy minden információ a megfelelő helyre kerüljön, a megfelelő feldolgozáson menjen keresztül, és pontosan oda jusson el, ahová szükséges. A beérkező dokumentumok automatikus érkeztetésétől kezdve a munkafolyamatok felügyeletén át egészen a kimenő kommunikáció szabályozott kezeléséig minden egyetlen platformon történik.
időmegtakarítás az adminisztratív folyamatokban
gyorsabb ügyintézés
teljes ügyfélkép minden csatornán
Moduláris felépítésének köszönhetően a BürOffice rugalmasan illeszkedik az Ön vállalatának egyedi igényeihez és meglévő rendszereihez. Nyílt architektúrája biztosítja a hosszú távú fenntarthatóságot és a folyamatos fejlődést.
Egyik partnerünk szigetszerű rendszerei miatt mind az ügyfelei, mind az alkalmazottai részéről növekedett az elégedetlenség és a panaszok száma. A kollégáknak különböző rendszerekbe kellett bevinni ugyanazokat az adatokat, ami jelentős mennyiségű adatrögzítési hibát eredményezett.
A BürOffice bevezetésével minden megváltozott. A cég folyamatait a felmérés után áttettük egy rugalmas digitális platformra, megszűnt a többszörös adatrögzítés és így 56%-kal csökkentettük a munkaerőigényt, .
Ez az átalakulás nem csak a munkafolyamataikat racionalizálta, hanem a kollégák frusztrációt is megszüntette.
Egy másik partnerünk nagytömegű ügyfél-kiszolgálást végző csapata úgy érezte, elérte a teljesítménye maximumát, azonban a munka mennyisége tovább nőtt. A vezetőség nem látta, hogy mely alkalmazottak végzik kiválóan a munkájukat, és kik azok, akiknél támogatásra, továbbképzésre van szükség.
A BürOffice KPI riportjai pontosan megmutatták az egyes munkatársak teljesítményét. Mivel a BürOffice-ban mindenki megbízik, erre alapozva még egy teljesítmény-bérezési rendszer is ki lett alakítva.
A csapat összteljesítménye ugrásszerűen – több, mint 50%-kal – megnőtt.
A harmadik cég ügyfélszolgálatán a munkatársak két monitoron 5 alkalmazás között váltogatva végezték a munkájukat. Folyamatosan azonosítókat írtak PostIt-ekre és gépelték be a következő rendszerbe.
A BürOffice bevezetése után egy egysége felületet kellett használniuk, és a többi rendszerbe egy sima kattintással tudtak átlépni, ahol a keresett adatok automatikusan ki is nyíltak. A rendszer egy helyen mutatta az összes ügyfél interakciót és a kapcsolódó dokumentumokat is.
A régebben gyakran 15 percig tartó telefonos ügyintézési idők lényegesen lecsökkentek, jellemzően 5 perc körüli időre.
Ez az alrendszer a fizikai és elektronikus beérkező dokumentumok egységes feldolgozását segíti. A szkennelés, érkeztetés, automatikus iktatás és elirányítás folyamatát támogatja, így egyszerűsíti az ügyintézést. A rendszer intelligens szabályrendszer alapján kezeli az e-maileket, postai küldeményeket, és kapcsolatban áll a Cégkapuval is. Központosítható a beérkező levelek kezelése, és automatizálható a válaszlevelek iktatása is. A cél, hogy minden bejövő kommunikáció elektronikusan, visszakereshető módon rendelkezésre álljon.
A BürOffice Process alrendszer a platform központi egysége, amely egy helyen kezeli a munkafolyamatokat, valamint az összes kapcsolódó dokumentumot és adatot. A rendszer támogatja a multi-DMS környezetet, a digitális aláírást és a hiteles archiválást. Az adaptív dokumentumgenerálás többcsatornás kimeneteket állít elő és külső rendszer integrációval is rendelkezik. A workflow motor standard és egyedi folyamatokat kezel dinamikus work management-tel. A fizikai iratkezelés vonalkód-alapú követést biztosít, míg a vezetői döntéstámogatás valós idejű dashboard-dal és KPI-okkal segíti a management-et.
Ez az alrendszer az ügyintézők munkáját könnyíti meg a kimenő levelek, iratok előállításában, jóváhagyásában, aláírásában és kézbesítésében. Támogatja a sablon alapú dokumentumkészítést, a különféle csatornákon való küldést (posta, e-mail, Cégkapu stb.), valamint az automatikus iktatást is. A rendszer lehetőséget ad több címzett egyidejű kezelésére, a kézbesítések visszajelzésére és nyilvántartására, továbbá a küldemények visszakeresésére. Speciális funkcióként a sikertelen kézbesítések kezelése is megoldott, akár automatikusan újraküldéssel.
A dokumentum az alkalmazás integrációs lehetőségeit mutatja be: hogyan kapcsolódik más rendszerekhez, például Active Directory-hoz vagy levelezőszerverekhez. Támogatja a REST, SOAP, SFTP, webservice alapú kapcsolatokat is. Külön figyelmet fordít az e-mail és postai szolgáltatásokhoz való csatlakozásra, lehetővé téve a tértivevények automatikus kezelését. Kiemelten fontos, hogy a rendszer könnyen illeszkedjen más üzleti alkalmazásokhoz, így egy központi platformként működjön a küldemények kezelésére.
1022 Budapest, Detrekő u. 2/B
Tel.: +36 (1) 382-7800
info@quattrosoft.hu
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.