A BürOffice egy folyamatdigitalizációs platform, amely az intelligens automatizációnak köszönhetően drasztikusan növeli a vállalatok hatékonyságát, ezzel jelentős költségmegtakarítást biztosít.
A modern vállalati működés elengedhetetlen feltétele a dokumentumok és üzleti folyamatok hatékony digitalizálása. A BürOffice átfogó megoldást kínál erre a kihívásra, lehetővé téve a teljes információáramlás kontrollált és hatékony menedzselését.
Rendszerünk három integrált alrendszere – Input, Process és Output – biztosítja, hogy minden információ a megfelelő helyre kerüljön, a megfelelő feldolgozáson menjen keresztül, és pontosan oda jusson el, ahová szükséges. A beérkező dokumentumok automatikus érkeztetésétől kezdve a munkafolyamatok felügyeletén át egészen a kimenő kommunikáció szabályozott kezeléséig minden egyetlen platformon történik.
időmegtakarítás az adminisztratív folyamatokban
gyorsabb ügyintézés
teljes ügyfélkép minden csatornán
Moduláris felépítésének köszönhetően a BürOffice rugalmasan illeszkedik az Ön vállalatának egyedi igényeihez és meglévő rendszereihez. Nyílt architektúrája biztosítja a hosszú távú fenntarthatóságot és a folyamatos fejlődést.
Egyik partnerünk szigetszerű rendszerei miatt mind az ügyfelei, mind az alkalmazottai részéről növekedett az elégedetlenség és a panaszok száma. A kollégáknak különböző rendszerekbe kellett bevinni ugyanazokat az adatokat, ami jelentős mennyiségű adatrögzítési hibát eredményezett.
A BürOffice bevezetésével minden megváltozott. A cég folyamatait a felmérés után áttettük egy rugalmas digitális platformra, megszűnt a többszörös adatrögzítés és így 56%-kal csökkentettük a munkaerőigényt, .
Ez az átalakulás nem csak a munkafolyamataikat racionalizálta, hanem a kollégák frusztrációt is megszüntette.
Egy másik partnerünk nagytömegű ügyfél-kiszolgálást végző csapata úgy érezte, elérte a teljesítménye maximumát, azonban a munka mennyisége tovább nőtt. A vezetőség nem látta, hogy mely alkalmazottak végzik kiválóan a munkájukat, és kik azok, akiknél támogatásra, továbbképzésre van szükség.
A BürOffice KPI riportjai pontosan megmutatták az egyes munkatársak teljesítményét. Mivel a BürOffice-ban mindenki megbízik, erre alapozva még egy teljesítmény-bérezési rendszer is ki lett alakítva.
A csapat összteljesítménye ugrásszerűen – több, mint 50%-kal – megnőtt.
A harmadik cég ügyfélszolgálatán a munkatársak két monitoron 5 alkalmazás között váltogatva végezték a munkájukat. Folyamatosan azonosítókat írtak PostIt-ekre és gépelték be a következő rendszerbe.
A BürOffice bevezetése után egy egysége felületet kellett használniuk, és a többi rendszerbe egy sima kattintással tudtak átlépni, ahol a keresett adatok automatikusan ki is nyíltak. A rendszer egy helyen mutatta az összes ügyfél interakciót és a kapcsolódó dokumentumokat is.
A régebben gyakran 15 percig tartó telefonos ügyintézési idők lényegesen lecsökkentek, jellemzően 5 perc körüli időre.
Input alrendszer - minden beérkező küldemény egy helyen
Posta, e-mail, hivatali és cégkapu, ügyfélportál, call center, társrendszerek – az Input alrendszer mindezt egyetlen intelligens főbejárattá vonja össze. Minden küldemény érkeztetve, egyedi azonosítóval, teljes életúttal: mikor jött, ki nyitotta meg, melyik ügybe iktatták. Az irányítási szabályok a küldeményt automatikusan a kompetens csapathoz irányítják, a visszaérkező dokumentumot a rendszer felismeri, és automatikusan az eredeti ügybe iktatja. A „nem találjuk" eltűnik a cég szótárából.
Process alrendszer - ahol az ügyekből eredmény lesz
Az érték a bejövő és a kimenő oldal között keletkezik. A Process alrendszerben minden ügynek egy helye van: a dosszié időrendi eseménytörténettel mutatja, mi történt eddig – aki megnyitja, másodpercek alatt képben van. A munkasorok kompetencia szerint osztják a feladatot, a dokumentumok jóváhagyott sablonokból, BürOffice és társrendszeri adatokkal automatikusan kitöltve készülnek, az aláírás digitális, a fizikai iratok pedig polcra, dobozra pontosan nyilvántartott irattárban élnek. A vezető a vezérlőpulton már azelőtt látja a várható csúszást, hogy az SLA-sértés bekövetkezne, és akár azonnal be tud avatkozni.
Output alrendszer - minden kimenő küldemény egy kézben
Amit a cég kiküld, az a cég arca. Az Output alrendszerben csak az hagyja el a szervezetet, amit a felügyeleti szabályzat szerint jóváhagytak – aktuális sablonból, naplózott úton. Az ügyintéző csak a küldeményt készíti el, a nyomtatást és postázást központi csapat veszi át. A kiküldés után a rendszer tovább dolgozik: az elektronikus visszaigazolásokat automatikusan feldolgozza, a tértivevényeket tömegesen kezeli, a kézbesíthetetlen levélből pedig azonnal teendő lesz az illetékesnél. Egy reklamáló ügyfélnél mire a mondat végére ér, az ügyintéző képernyőjén ott a levél, a jóváhagyás és a kézbesítési igazolás.
Egy rendszer értékét az is adja, mennyire illeszkedik bele a meglévő IT környezetbe. A BürOffice kész csatolókkal kapcsolódik az Active Directoryhoz, az Outlookhoz, a Magyar Postához és a bevett dokumentumkezelőkhöz, minden másra pedig ott vannak a szabványos technológiák – webservice, REST, SFTP. A jogosultságok központilag az AD-ban vannak, a Posta elektronikus kézbesítési igazolásai automatikusan vannak feldolgozva, a dokumentumok pedig akár több DMS-ben is lehetnek úgy, hogy a felhasználó ebből semmit nem érez.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.