Az ügyfél állítja, hogy beküldte a dokumentumot. A kolléga a postabontásnál kérdezősködik, a központi e-mail-fiókban görget, a Cégkaput is megnézi – és fél óra után sem biztos a válaszban. Az iratkezelő rendszer ezt a bizonytalanságot szünteti meg: minden beérkező küldemény azonnal látszik, azonosítót kap, és elindul a maga útján. A BürOffice iratkezelő rendszere ráadásul nemcsak nyilvántart, hanem automatikusan a megfelelő munkafolyamatba is irányítja az iratokat.
Az alábbiakban végigvesszük, mit érdemes elvárni egy korszerű rendszertől, és hogyan működik mindez a gyakorlatban.
A két fogalom gyakran keveredik. Az iktatórendszer a hagyományos feladatot végzi: érkezteti és iktatószámmal látja el az iratokat, nyilvántartja azokat. Az iratkezelő rendszer ennél tágabb: az irat teljes életútját kezeli az érkeztetéstől a feldolgozáson és az ügyintézésen át az irattárazásig, sőt a selejtezésig.
A BürOffice a kettőt egyben adja. Az iktatás nem különálló adminisztráció, hanem a folyamat első lépése – az iktatott irat magával viszi a feladatot is.
Az elektronikus iratkezelés akkor működik, ha egyetlen csatorna sem marad ki. A BürOffice Input alrendszere a következő forrásokból fogad iratokat:
Minden beérkező irat egyedi azonosítót kap, a rendszer rögzíti a beérkezés összes fontos adatát. Bármikor másodpercek alatt visszakereshető, mi, mikor és honnan érkezett – papíron vagy elektronikusan.
Az automatikus iktatás után a rendszer előre meghatározott szabályok alapján a megfelelő munkasorba küldi az iratot. A szerződésmódosítás a jogi osztályhoz fut, a számla a pénzügyhöz. Ez az intelligens elirányítás akár 70%-kal is csökkentheti az ügyintézési időt, mert senkinek nem kell kézzel válogatnia és továbbítania.
Ha egy ügyfél válaszol egy korábbi megkeresésre, a rendszer felismeri az összefüggést, és az eredeti ügyhöz csatolja a választ. Az ügyintéző mindig a teljes előzményt látja, nem egy kiragadott levelet.
Az iktatóprogram értékét három kérdés dönti el. Először: minden csatornát lefed-e, vagy a Cégkapu és a személyes postafiókok kimaradnak? Másodszor: az elektronikus iktatás után történik-e valami – elindul-e a folyamat, vagy az irat csak egy nyilvántartási sort kap? Harmadszor: visszakereshető-e utólag, ki, mikor, mit tett az irattal?
A BürOffice-ban mindhárom kérdésre igen a válasz. A teljes körű naplózás rögzít minden műveletet, a jogosultságkezelés pedig biztosítja, hogy az iratokhoz csak az arra jogosultak férjenek hozzá.
A digitalizálás után az eredeti papíriratok pontos tárolási helyét is nyilvántartja a rendszer. Vonalkódos technológia támogatja az irattári folyamatokat: igénylés, átadás, selejtezés – mindig tudni fogja, melyik irat hol van, és meddig kell megőrizni. A digitális másolat közben bárhonnan elérhető a megfelelő jogosultsággal.
Az iktatóprogram önmagában tehát csak nyilvántartás. Az iratkezelő rendszer akkor hoz üzleti eredményt, ha az iktatás után a folyamat is elindul – felelőssel, határidővel, eszkalációval. Ezt a különbséget a mindennapokban a kollégák érzik meg először: nem keresnek, hanem dolgoznak.
Az iratkezelő rendszer vezérlőpultján valós időben látszik a beérkező küldemények száma, várható feldolgozási ideje és aktuális státusza. A szűk keresztmetszetek nem a panaszokból derülnek ki, hanem a képernyőről – és azonnal be lehet avatkozni.
Az elektronikus iratkezelés bizalmi kérdés is. A BürOffice-ban a hozzáférés mappánként, akár dokumentumonként hangolható: a bizalmas iratokat csak az arra jogosultak nyitják meg. A teljes körű naplózás minden műveletet rögzít, így egy ellenőrzésnél másodpercek alatt igazolható, ki, mikor, mihez fért hozzá.
A jogosultsági rend a távoli munkát is biztonságossá teszi: a digitalizált iratok a webes felületen otthonról is elérhetők – de csak annak, akinek szabad. Több telephelyes működésnél ez külön előny: az irat nem utazik autóval, hanem jogosultság alapján nyílik meg bárhol.
Az iratkezelő rendszer akkor teljes, ha a kimenő oldalt is lefedi. A BürOffice Output alrendszere sablonból, automatikus adatkitöltéssel állítja elő a kimenő dokumentumokat, majd szabályozott jóváhagyás után küldi ki őket a megfelelő csatornán – postán, e-mailben, Cégkapun vagy Hivatali Kapun.
A postai küldeményeknél a rendszer elektronikus feladójegyzéket készít a Magyar Posta felé, a visszaérkező elektronikus kézbesítési igazolásokat pedig automatikusan feldolgozza. A tértivevények státusza az ügynél frissül, a kézbesíthetetlen küldemények kezelése is automatizált. Minden kiküldött irat életútja egy helyen látszik.
Reggel nyolckor megérkezik a posta. A recepción beszkennelik, és a küldemények kilenc előtt már a megfelelő munkasorokban várnak – érkeztetve, azonosítóval, felelőssel. Közben az éjszaka beérkezett e-mailek és Cégkapu-üzenetek is a helyükön vannak: a rendszer automatikusan érkeztette és elirányította azokat.
Tíz órakor az ügyintéző megnyitja a munkakosarát, és pontosan látja az aznapi feladatait, mindegyiknél a teljes előzménnyel. A vezető ugyanekkor a vezérlőpulton nézi meg, mennyi irat vár feldolgozásra, és hol torlódik a munka. Senki nem keres, senki nem továbbítgat – mindenki dolgozik.
Az iratkezelő rendszer kiválasztásánál a legjobb próba az élő bemutató. Hozza el egy tipikus ügyét – például egy panaszt vagy egy hivatalos megkeresést –, és megmutatjuk, hogyan futna végig a BürOffice iratkezelő rendszerén az érkeztetéstől az irattárazásig.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.