A tárgyalóban aláírásra vár egy szerződés, a nyomtató előtt sor áll, az irattárból most hozzák fel a harmadik dobozt. Közben minden vezetői prezentációban ott a dia: „digitális működés”. A papírmentes iroda a legtöbb cégnél pontosan itt tart – szándék van, rendszer nincs. A BürOffice ezt a szakadékot hidalja át: a papírmentes iroda nála nem szlogen, hanem négy összekapcsolt képesség, amely a beérkező postától a kimenő levélig kiveszi a papírt a folyamatokból. Végigvesszük, mi kell hozzá, hol akadnak el a projektek, és hogyan kezelhető az átmenet, amíg a papír teljesen el nem tűnik.
A papírmentes iroda nem azt jelenti, hogy holnaptól tilos nyomtatni. Azt jelenti, hogy a folyamatok alapértelmezetten digitálisan futnak: a dokumentum digitálisan születik, digitálisan jár körbe jóváhagyásra, digitális aláírást kap, és elektronikus csatornán megy ki. Papír csak ott marad, ahol jogszabály vagy partner kifejezetten megköveteli. A különbség szembetűnő. A „szkennelünk mindent” megközelítés csak digitális fénymásolatot gyárt – a munka ugyanúgy kézi marad. A valódi papírmentes működésben a digitális dokumentum viszi magával a feladatot, a határidőt és a felelőst is.
Három tipikus ok miatt. Az első: csak egy szakaszt digitalizálnak – például bevezetnek egy e-aláírást, de a jóváhagyás továbbra is e-mailben kering, a kimenő levél pedig nyomtatóban végzi. A második: a bejövő papírt nem kezelik, így a digitális folyamat elején mindig ott a kézi adatrögzítés. A harmadik: a régi papírarchívumhoz nem nyúlnak, ezért a kollégák párhuzamosan két világban keresgélnek. A tanulság: a papírmentes iroda egy lánc, és a lánc a leggyengébb szeménél szakad.
A BürOffice Input alrendszere a postai küldeményeket szkennelés után azonnal a rendszerbe csatolja, egyedi azonosítóval és teljes érkeztetési adatokkal. Az e-mailek, az ügyfélportálos feltöltések, valamint a Cégkapun és Hivatali Kapun érkező küldemények automatikusan futnak be. A papír az épület bejáratánál digitálissá válik – onnantól a folyamat már nem függ tőle.
A jóváhagyott dokumentumot a rendszer automatikusan ellátja a megfelelő digitális aláírással. Több aláírás-szolgáltató támogatott, csoportos és egyedi aláírás egyaránt kezelhető. A „nyomtass–írd alá–szkenneld vissza” kör eltűnik, a jogi érvényesség pedig megmarad.
Az Output alrendszer a kimenő kommunikációt tereli elektronikus csatornákra: e-mail, Cégkapu, Hivatali Kapu, ügyfélportál. A rendszer az ügyfél beállításai és a korábbi kommunikáció alapján dönt a kézbesítés módjáról. Az elektronikus csatornák kihasználásával akár 40%-kal kevesebb papírt használ a vállalat – és ami papíron megy, az is szabályozott, nyomon követett folyamatban.
A kör az irattárnál zárul. A dokumentumokat a rendszer az eIDAS és a hazai jogszabályok szerinti hiteles archiválással őrzi meg a digitális tárban – bizonyító erejük évtizedekig fennmarad, az időbélyegek automatikusan frissíthetők. Nincs több pincei doboztúrás: a keresés másodpercekben mérhető.
A tapasztalatunk szerint két helyen. Az első a tömeges kimenő kommunikáció: értesítők, tájékoztatók, szerződésmódosítások. A BürOffice sablonból, automatikus adatkitöltéssel állítja elő a dokumentumokat, a vezető tömegesen hagyja jóvá az azonos mintára készülteket, a kiküldés pedig az ügyfél beállításai szerint elektronikusan vagy – ahol muszáj – központi nyomtatással zajlik. A postai feladójegyzék elektronikusan készül, a tértivevényeket a rendszer automatikusan dolgozza fel. A második a jóváhagyási folyamatok: szerződések, számlák, belső engedélyek. Itt a papír kiváltása nemcsak nyomtatási költséget hoz, hanem napokat – a pénzügyi szolgáltatónál a szerződések átfutása 7–10 napról 1–2 napra rövidült, digitális aláírással, papír nélkül.
A papírmentes iroda nagyvállalat esetében sosem egyik napról a másikra valósul meg – eredeti okiratok, régi ügyek, jogszabályi megőrzési kötelezettségek kísérik az átmenetet. A BürOffice ezért a megmaradó papírt is rendszerben tartja: az irattári elemek nyilvántartása pontosan mutatja, melyik irat hol van, a vonalkódos technológia követi a mozgását, az igénylés, átadás és selejtezés pedig szabályozott folyamatban zajlik. Így a kollégák egyetlen helyen keresnek: a rendszer megmondja, hogy a dokumentum digitálisan nyílik-e meg, vagy melyik polcon vár. A két világ nem keveredik, hanem egy nyilvántartásban él.
A papírmentesítés a kollégák együttműködésén áll vagy bukik, és itt jó hírünk van. A rendszer nem a munkájukat veszi el, hanem a legidegesítőbb részét: a nyomtatót, a cipekedést, az aláírásra várást, a „hol van az a papír” köröket. A digitális folyamatban a feladat magától érkezik a munkakosárba, minden előzménnyel együtt. A jogosultsággal védett távoli elérés ráadásul a rugalmas munkavégzést is megnyitja: az otthoni munka nem akad el azon, hogy az irat az irodában maradt.
A papírmentes iroda végül vezetői kérdés: nem a technológián múlik, hanem a döntésen, hogy a folyamatok alapértelmezése a digitális legyen. A technológia – ahogy fent látta – készen áll.
És ha a fenntarthatósági jelentésébe mérhető adat kell: a papírfelhasználás csökkenése a rendszerből kimutatható, nem becslés.
Válassza ki a legnagyobb papírforgalmú folyamatát, és kérjen bemutatót: megmutatjuk, hogyan futna papír nélkül a BürOffice-ban, a beérkezéstől az archiválásig. A papírmentes iroda nem jövőkép – eldönthető, elindítható, és hetekben mérhető.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.