Küldeménykezelő alrendszerünkben ki -és beérkező dokumentumokat lehet kezelni, melyek alkalmazása során már az épülethez érkezéstől az irattári folyamatokig előforduló összes folyamati lépés lekövethető. Ezeket a dokumentumokat a legmodernebb módon, dokumentum azonosítóval és/vagy küldemény azonosítóval látjuk el a rendszerbe érkezést követően. Iktatószámok és vonalkódok segítségével történik meg a dokumentumok egyediségének biztosítása, mely szükség esetén QR kóddal is elláthatók. A küldeménykezelés termékcsoportba soroltuk az integrált postai feladást, mely azon Ügyfeleink számára hasznos, akik nagy mennyiségben állítanak elő kimenő küldeményeket és/vagy szigorú számadású küldemények kezelése kiemelt feladat a területükön.
Az alrendszer moduljai a következők:
Scannelés feldolgozás
BürOffice rendszerünk több szkennelő szoftver használatát is támogatja. Jelenleg a rendszerbe beépítve Kofax, Abby és egy saját szkennelő szoftverrel megoldásunk (BOSS) van, de képesek vagyunk egyéb, az Ügyfeleinknél már bevezetett szkennelő szoftverével integrálódni.
Beérkező küldemény-kezelés
Egy céghez nagyon sok fizikai küldeményén érkezhet, amibe beleértjük a leveleket, csomagokat és az olyan tárgyakat, amiket a cégnek valamilyen okból kezelni kell. Ezek számos úton érkezhetnek: postai úton, futárral vagy akár ügyfél vagy ügyfélkapcsolattartó személyesen hozza be. Így felmerülhet az igény arra, hogy ezeket egyetlen egy rendszerben láthassák, hiszen biztos volt már olyan eset, hogy az ügyfél beküldött valamit, de annak tényét több rendszerből kellett kikutatni, majd ekkor sem lehetett tudni, hogy az ügyfél pontosan mit küldött, mert a dokumentum nem volt beszkennelve, csak papír alapon létezett egy dossziéban vagy polcon. Pedig hasznos lett volna, ha az rögtön elektronikus formában is rendelkezésre áll. Felmerült már az igény arra, hogy a beérkező küldeményeket egy telephelyen kezeljék és egykapussá alakítsák a folyamatot? Így csak egy csoportot kell kiképezni arra, hogy a küldemények kezelésében profin és gyorsan tudjanak eljárni.
Kimenő küldemény-kezelés
A BürOffice rendszerben az egyes ügydossziékból kiindulva létrehozhatóak a sima és sablon alapú kimenő küldemények, amiknek így garantált az iktatásuk is. E-mail küldemények szintén létrehozhatóak a rendszerben, azok a rendszerből kiküldhetőek, de ugyanilyen egyszerűen az ügyintéző személyes postafiókjából kiküldött levelek Outlook Add-in segítségével pár lépésben iktathatóak.
Elektronikus postai feladás
A modul kombinálva a Kimenő küldemény kezeléssel a teljes postai folyamatot lekövethetővé teszi. A küldemények elektronikus feladójegyzéken átadhatóak a Postának, majd ügyintézői beavatkozás nélkül az elektronikus kézbesítési igazolások feldolgozhatók a rendszerben, amiről szükség esetén a küldőt is értesíti a rendszer. A termék önállóan is használható.
Dokumentum és küldemény azonosítás
A dokumenutok egyedi azonosítása és verzió-követése érdekében egy olyan megoldásra van szüksége a vállaltoknak, ahol egy rendszer osztja ki a vonalkódokat a szakrendszerek felé, természetesen csak azon rendszerek felé, amelyeknek erre szüksége van. Egy technikailag oly módon felépített rendszer szükséges, ahol a fizikai vonalkód etikettre történő nyomtatásától az elektronikus dokumentumon megjelenő vonalkód létrehozásig mindenre van kész megoldás.