BürOffice Folyamatdigitalizációs Platform
A BürOffice egy folyamatdigitalizációs platform, amely az intelligens automatizációnak köszönhetően drasztikusan növeli a vállalatok hatékonyságát, ezzel jelentős költségmegtakarítást biztosít.
A modern vállalati működés elengedhetetlen feltétele a dokumentumok és üzleti folyamatok hatékony digitalizálása. A BürOffice átfogó megoldást kínál erre a kihívásra, lehetővé téve a teljes információáramlás kontrollált és hatékony menedzselését.
Rendszerünk három integrált alrendszere – Input, Process és Output – biztosítja, hogy minden információ a megfelelő helyre kerüljön, a megfelelő feldolgozáson menjen keresztül, és pontosan oda jusson el, ahová szükséges. A beérkező dokumentumok automatikus érkeztetésétől kezdve a munkafolyamatok felügyeletén át egészen a kimenő kommunikáció szabályozott kezeléséig minden egyetlen platformon történik.
A BürOffice bevezetésével járó üzleti előnyök
30-50% időmegtakarítás az adminisztratív folyamatokban
Akár 40%-kal több ügy feldolgozása ugyanazzal a létszámmal
85%-kal csökkenő hibaarány a dokumentumkezelésben
Valós idejű átláthatóság és kontroll a vállalati folyamatok felett
Moduláris felépítésének köszönhetően a BürOffice rugalmasan illeszkedik az Ön vállalatának egyedi igényeihez és meglévő rendszereihez. Nyílt architektúrája biztosítja a hosszú távú fenntarthatóságot és a folyamatos fejlődést.
Hogyan néz ki ez a gyakorlatban?
► Egyik partnerünk szigetszerű rendszerei miatt mind az ügyfelei, mind az alkalmazottai részéről növekedett az elégedetlenség és a panaszok száma. A kollégák folyamatosan a különböző rendszerek között váltogattak, a kódokat PostItokra írták, majd vitték be a következő rendszerbe, miközben az ügyfelek csak vártak.
A BürOffice bevezetésével minden megváltozott. A cég folyamatait a felmérés után áttettük egy rugalmas digitális platformra, így 56%-kal csökkentettük a munkaerőigényt, és kevesebb mint felére rövidítettük az ügyek megoldásához szükséges időt.
Ez az átalakulás nem csak a munkafolyamataikat racionalizálta, hanem a frusztrációt is megszüntette.
Az ügyfeleket gyorsabban szolgálták aki, ami növelte az ügyfelek elégedettségét.
► Egy másik partnerünk nagytömegű ügyfél-kiszolgálást végző csapata úgy érezte, elérte a teljesítménye maximumát, azonban a munka mennyisége tovább nőtt. A vezetőség nem látta, hogy mely alkalmazottak végzik kiválóan a munkájukat, és kik azok, akiknél támogatásra, továbbképzésre van szükség.
A BürOffice elemző moduljának KPI riportjai pontosan megmutatták az egyes munkatársak teljesítményét. Mivel a BürOffice-ban mindenki megbízik, erre alapozva még egy teljesítmény-bérezési rendszer is ki lett alakítva, ami megszüntette a jól teljesítő munkatársak elismerés hiánya miatt érzett csalódottságát, és további fejlődésre inspirált mindenkit.
A csapat összteljesítménye ugrásszerűen - több, mint 50%-kal -megnőtt.
► A harmadik ügyfelünk a modernizálás jegyében kiírt pályázatán kiválasztott egy dobozos terméket, majd szembesült annak korlátaival és az adatmennyiség által okozott lassulással.
A bevezetés után hat hónappal feladták a küzdelmet, és megkerestek minket. Közösen specifikáltuk az igényeiket, majd ennek megfelelően testreszabtuk a BürOffice-t. A szerződéskötéstől számított hat és fél hónap múlva teljeskörű funkcionalitással és integrációval (pl. SAP, Microsoft Graph) elindult a rendszer, ahova a korábbi rendszerekből az összes dokumentumot és üzleti adatot átmigráltuk.
Az optimalizált rendszer-működés és a dinamikus dokumentum generálás eredményeként ki tudták szolgálni a meglévő mellett még a megnövekedett igényeket is.
A BürOffice alrendszerei
Input alrendszer
Ez az alrendszer a fizikai és elektronikus beérkező dokumentumok egységes feldolgozását segíti. A szkennelés, érkeztetés, automatikus iktatás és elirányítás folyamatát támogatja, így egyszerűsíti az ügyintézést. A rendszer intelligens szabályrendszer alapján kezeli az e-maileket, postai küldeményeket, és kapcsolatban áll a Cégkapuval is. Központosítható a beérkező levelek kezelése, és automatizálható a válaszlevelek iktatása is. A cél, hogy minden bejövő kommunikáció elektronikusan, visszakereshető módon rendelkezésre álljon.
Process Alrendszer
Ez az alrendszer a dokumentumok életciklusát fedi le a létrehozástól az aláíráson át a fizikai tárolásig. Támogatja a sablon alapú dokumentumkészítést, automatizált adatkitöltést, valamint az iratok papír és digitális verzióinak nyomon követését, a digitális aláírást. Kiemelt szerepet kap az űrlapszerkesztő modul, ami sablonokat és logikákat kezel. A fizikai iratok nyilvántartására és mozgatására is van rendszer, beleértve a vonalkód alapú keresést, tárolást, átvételt és selejtezést is.
Output Alrendszer
Ez az alrendszer az ügyintézők munkáját könnyíti meg a kimenő levelek, iratok előállításában, jóváhagyásában, aláírásában és kézbesítésében. Támogatja a sablon alapú dokumentumkészítést, a különféle csatornákon való küldést (posta, e-mail, Cégkapu stb.), valamint az automatikus iktatást is. A rendszer lehetőséget ad több címzett egyidejű kezelésére, a kézbesítések visszajelzésére és nyilvántartására, továbbá a küldemények visszakeresésére. Speciális funkcióként a sikertelen kézbesítések kezelése is megoldott, akár automatikusan újraküldéssel.
IT Architektúra
A dokumentum az alkalmazás integrációs lehetőségeit mutatja be: hogyan kapcsolódik más rendszerekhez, például Active Directory-hoz vagy levelezőszerverekhez. Támogatja a REST, SOAP, SFTP, webservice alapú kapcsolatokat is. Külön figyelmet fordít az e-mail és postai szolgáltatásokhoz való csatlakozásra, lehetővé téve a tértivevények automatikus kezelését. Kiemelten fontos, hogy a rendszer könnyen illeszkedjen más üzleti alkalmazásokhoz, így egy központi platformként működjön a küldemények kezelésére.