A szerződéskezelő rendszer a szerződés teljes életciklusát egy helyen kezeli: az előkészítéstől a véleményezésen és a jóváhagyáson át az aláírásig, a határidőfigyelésig és az archiválásig. A BürOffice erre kész megoldást ad: verziókövetett szerződéstárral, szabályozott jóváhagyási folyamattal és automatikus figyelmeztetésekkel.
Az eredményről egy szám beszél a legtisztábban: egyik partnerünknél a szerződések átfutása 7-10 napról 1-2 napra rövidült, miközben a hibaarány 85 százalékkal esett. Ez az oldal bemutatja, hogyan működik a szerződéskezelő rendszer a gyakorlatban.
Őszinte leltár: az aláírt példányok egy szekrényben, a szkennelt változatok egy megosztott mappában, a lejáratok egy Excelben – amit fél éve senki nem frissített. A legfrissebb verzió pedig valakinek a levelezésében, „szerzodes_final_v3_MODOSITOTT” néven.
A jóváhagyás e-mailben megy körbe, és ott is veszik el. Három hét múlva senki nem tudja, a jogász melyik verziót látta, és a pénzügy mire bólintott rá. Az ügyfél közben sürget – vagy elmegy.
A legdrágább pillanat mégis a csend: amikor egy szerződés észrevétlenül automatikusan meghosszabbodik rossz feltételekkel, vagy lejár egy fontos garancia, és senki sem szólt. Az Excel nem figyelmeztet. A szerződéskezelő rendszer igen.
A BürOffice-ban a szerződésnyilvántartás a teljes állományt lefedi: vevői és szállítói keretszerződések a kapcsolódó mellékletekkel, módosításokkal és levelezéssel együtt. Minden szerződésnek egy hiteles, hatályos verziója van – a korábbiak pedig visszakereshetők.
A keresés másodpercek kérdése: partner, tárgy, érték, lejárat vagy felelős szerint. Az az idő, amit ma a kollégák kereséssel töltenek, egyszerűen visszajön.
A jogosultságkezelés dokumentumszintű: a kiemelt szerződéseket csak az arra kijelölt kör látja, miközben a más beszerzési szerződéseken az egész csapat dolgozhat. Minden hozzáférés naplózott.
A szerződésnyilvántartás riportokat is ad: mekkora értékben járnak le szerződések a következő negyedévben, melyik partnernél mekkora a kitettség, hol torlódnak a jóváhagyások. A vezetés így nem érzésre, hanem számokra tervez.
A jogásznak, aki végre mindig a hatályos verziót véleményezi, és a megjegyzései az ügyhöz mentve maradnak – nem egy e-mail-szál tizenkettedik válaszában.
A pénzügynek, amely a kötelezettségvállalásokat a keletkezésük pillanatában látja, nem a számla beérkezésekor. És az asszisztenciának, amely nem aláírásvadászattal tölti a napjait: a szerződéskezelő rendszer viszi körbe a dokumentumot, ő csak követi.
És a vezetőnek, aki nem státuszriportot kér, hanem ránéz és a válasz ott van, friss adatokkal.
A szerződés jóváhagyási folyamat a BürOffice-ban szabályokra épül: értékhatár, szerződéstípus és terület szerint dől el, ki véleményez és ki hagy jóvá. A jóváhagyó a munkakosarában kapja a feladatot, és akár mobilról dönt – két megbeszélés között.
Ha valaki nem reagál időben, a rendszer eszkalál. A vélemények és jóváhagyások az ügyhöz mentve maradnak: sosem kérdés többé, ki mit látott és mire bólintott rá.
A jóváhagyott szerződést a rendszer digitális aláírással látja el – több aláírás-szolgáltatót támogat –, majd az ügyfél preferált csatornáján kiküldi. A visszaérkező aláírt példány automatikusan az ügyhöz lesz csatolva.
A gyakori szerződéstípusok jóváhagyott, verziókövetett sablonokból készülnek. Az adatokat a rendszer a partnertörzsből és a meglévő ügyviteli rendszerekből tölti ki – az ügyintéző nem gépel, és nem dolgozik elavult mintából.
Amikor a jogi terület módosít egy feltételt, a következő generálás már az új szöveggel fut. A sablonfegyelem magától áll fenn: senki nem tud véletlenül régi mintát használni.
A határidőfigyelés szerződések esetében a legkézzelfoghatóbb eredmény. A rendszer minden lejáratot, felmondási ablakot és garanciális határidőt nyilvántart, és időben feladatot ad a felelősnek – nem e-mailt, amit el lehet süllyeszteni, hanem munkakosárba eső, eszkalálódó feladatot.
Az automatikus hosszabbodás így döntés lesz, nem baleset: a cég időben újratárgyal, felmond vagy hosszabbít – jó feltételekkel. Egyetlen elkerült rossz hosszabbítás sokszor kifizeti az egész rendszert.
A jelzések ütemezhetők: 90, 60 és 30 nappal a lejárat előtt, akár más-más felelősnek. A döntésre így jut idő, nem lesz kapkodás – a beszerzés újratárgyal, a jog átnéz, a vezető dönt.
A digitális szerződéstár mellett a papír is a rendszerben van: az aláírt eredeti példányok helyét vonalkódos irattári nyilvántartás követi, a megőrzési időkkel és a selejtezéssel együtt. Az eIDAS szerinti hiteles archiválás a digitálisan aláírt szerződések bizonyító erejét évtizedekre megőrzi.
Egy auditnál vagy jogvitánál a teljes akta percek alatt előáll: szerződés, módosítások, jóváhagyások, kézbesítési igazolások – hiánytalanul.
Ami eddig hetekig tartó levelezés volt, az most követhető, naplózott folyamat – a szerződéskezelő rendszer viszi az ügyet, az emberek döntenek. Ha kérdés merül fel, a kollégák a beépített chatben egyeztetnek – az üzenetváltás az aktában marad.
A vezérlőpulton látszik, hány szerződés van folyamatban, melyik fázisban, és hol akadt el a jóváhagyás. A közelgő lejáratok listája mindig aktuális – nem negyedéves leltározás eredménye.
A cégérték szempontjából sem mellékes: egy átvilágításnál – hitelfelvétel, befektető, cégeladás – a rendezett szerződésnyilvántartás napokat és sok pénzt ér. A szerződéskezelő rendszer ilyenkor nem informatikai kérdés, hanem tárgyalási pozíció.
A szerződéskezelő rendszer jól körülhatárolt terület: néhány hét alatt élesbe áll. A meglévő szerződésállomány migrálásában szakértőink segítenek.
Igen. A BürOffice REST API-n, webszolgáltatáson vagy SQL-kapcsolaton integrálódik a partnertörzzsel és az ügyviteli rendszerrel.
Igen. A szkennelt és OCR-ezett állomány migrálható, kereshetővé és a partnerekhez rendelve nyilvántarthatóvá válik – a lejáratok figyelése a régi szerződésekre is beáll. Az új rend így nem a nulladik napon kezdődik.
A szerződéskezelő rendszer az a beruházás, amelynek a hiánya csendben kerül pénzbe – minden elfelejtett lejáratnál és minden elveszett verziónál. Kérjen díjmentes bemutatót: egy órában megmutatjuk a működést az önök cégére vonatkozóan.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.