Az iktatórendszer feladata egyszerű, de kritikus: minden beérkező és kimenő irat kapjon azonosítót, kerüljön a megfelelő ügyhöz, és legyen bármikor visszakereshető – jogszabályi megfelelőséggel. A BürOffice ezt automatizálva végzi, érkezteti, iktatja és a megfelelő munkafolyamatba irányítja az iratokat, csatornától függetlenül.
Sok cégnél az iktatás egy Excel-tábla – vagy egy füzet a recepción. A levél beérkezik, valaki felírja, aztán elindul a házon belüli vándorútra. Két hét múlva az ügyfél érdeklődik, és megkezdődik a nyomozás: ki vette át, kinél van, hova lett?
Az elektronikus csatornák csak bonyolítják: az e-mail az egyik kolléga fiókjában, a Cégkapu-küldemény egy külön felületen, amit hetente egyszer néz meg valaki. A hivatalos irat határideje közben ketyeg.
A kimenő oldalon ugyanez fordítva: mi ment ki, mikor, ki írta alá, és megkapta-e a címzett? Ha nincs rend, minden vitás helyzet a cég ellen dolgozik.
Az igazság pillanata az ellenőrzés: amikor a hatóság vagy a könyvvizsgáló kér egy iratlistát, és kiderül, hogy a nyilvántartás és a valóság két külön világ. Az iktatás rendje ilyenkor nem adminisztráció – kockázatkezelés.
A BürOffice-ban az elektronikus iktatás a beérkezés pillanatában megtörténik. A postai levél szkennelés után, az e-mail, a portálos feltöltés és a Cégkapu-küldemény azonnal érkeztetési azonosítót kap, a rendszer pedig rögzíti a beérkezés minden adatát.
A szabálymotor ezután a megfelelő ügyhöz és munkasorba irányítja az iratot: a számla a pénzügyhöz, a hatósági megkeresés a joghoz, a szerződéses levél az ügy felelőséhez – határidővel. Az intelligens elirányítás akár 70 százalékkal rövidíti az ügyintézést.
Ha az irat egy korábbi ügy folytatása, a rendszer felismeri és az előzményekhez csatolja. Az összetartozó dolgok maguktól kerülnek egymás mellé – ez az, amit egy iktató program önmagában sosem tud.
A hivatalos elektronikus csatornák kezelése a BürOffice-ban beépített, a Hivatali kapun és Cégkapun érkező küldemények ugyanabba az iktatási folyamatba futnak be, mint a posta és az e-mail – a kimenő hivatalos válaszok pedig ugyanonnan mennek ki, dokumentált módon.
Nincs többé külön felület, amit el lehet felejteni megnézni. A hatósági irat határideje a beérkezés pillanatától a rendszerben él, felelőssel és eszkalációval.
A napi postabontás nagy tételben zajlik, a vonalkódos szkennelés és a gyorsiktatás a beérkező köteget percek alatt tölti be a rendszerbe, a részletes adatok pedig utólag, a feldolgozás során egészülnek ki. Az iktatórendszer így nem lassítja hanem felgyorsítja a feldolgozást.
Ugyanez visszafelé: a kimenő levelek iktatása a generálással együtt, automatikusan történik, az Outlook-integrációval pedig a kolléga a megszokott levelezőjéből indítja a kimenő e-mail rögzítését és iktatását.
A digitalizálás után az eredeti papírpéldány sorsa is követhető: vonalkódos nyilvántartás mutatja, hogy az irat az ügyintézőnél, az átmeneti irattárban vagy a központi irattárban van. Az igénylés, az átadás és a selejtezés folyamatként fut, a megőrzési idők nyilvántartásával.
Amikor évek múlva elő kell venni egy iratot – jogvita, ellenőrzés, garanciális ügy –, az nem félnapos keresgélés a pincében, hanem egy lekérdezés és egy célzott mozdulat. A selejtezés pedig dokumentált folyamat: mit, mikor, milyen jegyzőkönyvvel – ez is az iratkezelés része.
Az iratkezelő rendszer bevezetésének legnagyobb kockázata mindig az elfogadás. A BürOffice ezért kétféle felületet ad: a nagy volumenű adminisztrációt végzők gyors asztali alkalmazást használnak, az alkalmi felhasználók egyszerű webes felületet – tanulási görbe nélkül.
Az iktatás így nem plusz teher, hanem kevesebb munka: az azonosítót a rendszer adja, a csatolást a rendszer végzi, a keresés másodpercek kérdése. A kollégák nem az iktatórendszer kedvéért dolgoznak – az dolgozik értük.
Egy hétköznapi példa: az ügyfél telefonál egy két hete küldött levele miatt. A kolléga nevet vagy iktatószámot gépel, és már látja is az iratot, az előzményekkel és a válasz állapotával együtt – a hívás nem visszahívási ígérettel zárul, hanem válasszal.
A vezérlőpulton látszik, mennyi beérkezett irat vár feldolgozásra, hol tartanak az ügyek, és hol csúszik határidő. A cég reagálási képessége mérhetővé válik – és ami mérhető, az javítható.
Az iktatórendszer így nem adminisztratív kötelezettség, hanem a működés idegrendszere: minden információ ott van, ahol kell, akkor, amikor kell. Az adatokból az is látszik, melyik terület reagál lassan – és hol kell folyamatot igazítani.
Az elektronikus iktatás néhány hét alatt élesbe áll. A folyamatok finomhangolása – elirányítási szabályok, munkasorok – ezután fokozatosan történik.
Igen, beépített integrációval: a küldemények fogadása és kiküldése ugyanabban a folyamatban fut, mint a többi csatorna.
A meglévő állomány migrálható és visszamenőleg is kereshetővé tehető – az új rend nem a nulladik napon kezdődik.
Windows vagy Linux szerver, adatbázisnak Oracle, MS SQL vagy ingyenes PostgreSQL – jellemzően nincs szükség új licencekre.
Az iktatórendszer ott térül meg először, ahol ma a legtöbb a keresgélés és a legnagyobb a határidő-kockázat. Kérjen díjmentes konzultációt, egy órában megmutatjuk, hogyan áll rendszerbe a cég teljes iratforgalma.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.