A számlázási dokumentumkezelés a számlázás körüli teljes dokumentumforgalmat jelenti: a számlalevelek, egyenlegközlők és felszólítók tömeges előállítását és kiküldését, valamint a beérkező reklamációk és válaszok rendezett kezelését. A BürOffice kész megoldást ad erre – a számlázó rendszer mellé építve, nem helyette.
Az eredmény jól mérhető: a kimenő küldemények kezelésén 30-50 százalék idő takarítható meg, a papírfelhasználás pedig akár 40 százalékkal csökken az elektronikus csatornák kihasználásával. Ez az oldal bemutatja, hogyan épül fel a számlázási dokumentumkezelés a BürOffice-ban.
A számlázási ciklus minden hónapban ugyanaz a roham: a számlázó legyártja az adatokat, aztán jön a levélgyártás, a nyomtatás, a borítékolás, a feladójegyzék. Ha egy sablonban elavult szöveg maradt, több ezer hibás levél megy ki – és jön több ezer reklamáció.
A sablonfrissítés külön kockázat. A jogi osztály módosít egy tájékoztató mondatot, de a változás e-mailben terjed, és három hónappal később kiderül, hogy az egyik levéltípus még a régi szöveggel megy. Ki emlékszik, melyik Word-fájl volt az érvényes?
A visszaút sem egyszerűbb. A tértivevényeket kézzel párosítják a küldeményekkel, a kézbesíthetetlen levelek dobozokban gyűlnek, és amikor egy kikapcsolási ügyben bizonyítani kellene a kézbesítést, megkezdődik a keresgélés.
A beérkező oldalon a számlareklamáció e-mailben, postán és telefonon is jön – három helyre. Mire az ügyintéző összerakja, mi tartozik össze, az ügyfél már a fogyasztóvédelemnél jár.
Mindez nem a kollégákon múlik. A folyamat széttagolt, az eszközök nem erre valók – a Word, az Excel és a megosztott mappa nem bír el havi több tízezer küldeményt.
A BürOffice a számlaleveleket, egyenlegközlőket és felszólítókat jóváhagyott, verziókövetett sablonokból generálja. Az adatokat a számlázó rendszerből tölti ki, a sablonok pedig adaptívak: a tartalom az ügyféltípus és a helyzet szerint alakul. A tömeges dokumentumgenerálás több tízezer személyre szabott levelet állít elő egyetlen indítással.
A sablonok külön jóváhagyási folyamatban készülnek. Amikor a jogi vagy az ügyfélszolgálati terület módosít egy szöveget, a következő generálás már az új verzióval fut – a régi pedig visszakereshető marad, ha egy vitánál elő kell venni. A számlázási dokumentumkezelés így nem Word-fájlok vándorlásán múlik.
A generálás nemcsak tömeges: egyedi levélnél ugyanez a sablonrendszer dolgozik. Az ügyintéző kiválasztja a típust, a rendszer kitölti az adatokat – a levél két perc alatt kimegy, elgépelés nélkül.
A rendszer az ügyfél preferált csatornáján küldi ki a dokumentumokat: postán, e-mailben, ügyfélportálon vagy Cégkapun. A Magyar Posta integrációval elektronikus feladójegyzék készül, a visszaérkező elektronikus kézbesítési igazolásokat és tértivevényeket pedig a rendszer automatikusan feldolgozza és az ügyhöz csatolja.
Ez a kényes küldeményeknél a legfontosabb. Egy kikapcsolási értesítőnél vagy felszólításnál a kézbesítés ténye jogi kérdés – a rendszer minden küldemény életútját rögzíti, a kézbesíthetetlen leveleket pedig automatizáltan, szabály szerint kezeli.
Az ügyfélkör egyik fele e-számlát kér, a másik ragaszkodik a papírhoz – a számlázási dokumentumkezelés mindkettőt ugyanabból a folyamatból szolgálja ki. A rendszer ügyfelenként tartja nyilván a preferált csatornát, és a generálásnál automatikusan aszerint osztja szét a kiküldést.
Az elektronikus csatornára átterelt minden ügyfél közvetlen megtakarítás: nincs nyomtatás, nincs boríték, nincs postaköltség. A riportokból pontosan látszik, hogyan tolódik az arány – és mennyit ér ez forintban. Egy százezres ügyfélállománynál már néhány százaléknyi átterelés is milliós tétel évente.
Minden kiküldött dokumentum hitelesen archiválva marad, az eIDAS és a hazai jogszabályok szerint. Amikor egy három évvel ezelőtti felszólítót kell előkeresni egy behajtási ügyhöz, az nem irattári expedíció, hanem egy keresés – a kézbesítési igazolással együtt.
A számlázási dokumentumkezelés így a behajtást és a jogi munkát is kiszolgálja: a követeléskezelő rendezett, hiánytalan aktát kap, nem másolatkérő e-mailek sorozatát.
A számlareklamáció bármelyik csatornán érkezik, a rendszer automatikusan érkezteti, és a fogyasztóhoz meg az érintett számlához rendeli. Az ügyintéző egy nézetben látja a kifogásolt számlát, a korábbi levelezést és a fogyasztó teljes előzményét.
A válasz sablonból készül, jóváhagyással, és az ügyfél preferált csatornáján megy ki. Ha az ügyfél újra ír, a rendszer a válaszát az eredeti ügyhöz csatolja – a számlaadminisztráció szálai nem gubancolódnak össze.
Ami korábban napokig tartó kézi munka volt, az most szabályozott, naplózott folyamat – emberi beavatkozás csak ott kell, ahol döntés születik.
A vezérlőpulton látszik, hány küldemény vár kiküldésre, mennyi van úton, és hány kézbesítés hiúsult meg. A postai és egyéb kommunikációs költségek csatornánként kimutathatók – a döntés az elektronikus csatornák bővítéséről így számokra épül.
A számlázási dokumentumkezelés minősége a reklamációk számán is lemérhető: kevesebb hibás levél, kevesebb megkeresés, kisebb terhelés az ügyfélszolgálaton. A vezető nem a panaszáradatból értesül a rossz sablonról, hanem a riportból – még időben. A számlázási dokumentumkezelés így nem költséghely, hanem mérhető, optimalizálható üzem.
Nem. A számlázó marad, a BürOffice a körülötte lévő dokumentumforgalmat veszi át: generálás, kiküldés, igazolások, reklamációk.
Az első dokumentumtípus – jellemzően a felszólító vagy az egyenlegközlő – néhány hét alatt élesbe áll, a többi ezután ütemezhető. Az élesítés a számlázási ciklusokhoz igazodik, hogy egyetlen kiküldés se csússzon.
Igen. A beérkező számlák érkeztetése, iktatása és többlépcsős jóváhagyása ugyanebben a rendszerben fut, határidőfigyeléssel – a pénzügy pedig előkészített, rendezett aktát kap.
A számlázási dokumentumkezelés az a terület, ahol a volumen miatt minden megspórolt perc ezerszeresen számít. Kérjen díjmentes bemutatót, és egy órában megmutatjuk a működést az önök számlalevelein.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.