Jön az adóellenőrzés, és egy hét évvel ezelőtti szerződést kérnek. A kolléga lemegy a pincébe, dobozokat emelget, tüsszög a portól – két nap múlva kerül elő az irat, gyűrötten. Az elektronikus irattár ezt a jelenetet váltja ki egyetlen kereséssel: a dokumentum másodpercek alatt a képernyőn van, hitelesen, bizonyító erővel. A BürOffice elektronikus irattár megoldása ráadásul a még megmaradó papíriratok pontos nyilvántartását is elvégzi, így a két világ nem keveredik össze.
Ezen az oldalon bemutatjuk, hogyan épül fel a megbízható irattárazás, és mitől lesz egy archivált dokumentum évtizedek múlva is hiteles.
Az elektronikus irattár a vállalat lezárt ügyeinek és megőrzendő dokumentumainak rendezett, kereshető, jogosultságokkal védett digitális tára. Nem egyszerű fájlszerver: minden iratnál nyilvántartja a megőrzési időt, a hozzáférési jogokat, a verziókat és a teljes előéletet. Az irattár tudja, mit meddig kell őrizni, és mit lehet selejtezni.
A BürOffice-ban az irattár nem különálló sziget, hanem a folyamatok természetes végállomása. A lezárt ügy dokumentumai automatikusan a helyükre futnak be – nem a kollégák jóindulatán múlik, hogy az archívum teljes-e.
Az elektronikus archiválás igazi kérdése nem a tárolás, hanem a bizonyító erő. Egy digitálisan aláírt szerződés tíz év múlva is akkor ér valamit, ha az aláírás és az időbélyeg érvényessége igazolható.
A hiteles (elektronikus) archiválás során a BürOffice megőrzi az eredeti tartalmat, az időbélyegeket és az elektronikus aláírásokat az eIDAS rendelet és a hazai jogszabályok előírásai szerint. A digitálisan aláírt dokumentumoknál az időbélyegzés automatikusan frissíthető, így a hosszú távú érvényesség fennmarad. A dokumentum akár évtizedek múlva is bizonyító erejű – bíróság vagy hatóság előtt is.
Minden dokumentumnál látszik, ki, mikor, mit módosított, és miért. A verziók közötti különbségek könnyen azonosíthatók, a korábbi állapotok visszaállíthatók. Egy megfelelési ellenőrzésnél ez a különbség a magabiztos válasz és a napokig tartó keresgélés között.
A legtöbb vállalatnál a digitális átállás után is maradnak papíriratok – eredeti szerződések, közjegyzői okiratok, régi ügyek. A BürOffice ezt a hidat is megépíti:
A munkatárstól az átmeneti irattáron át a központi irattárig minden mozgás követhető. A digitális másolat közben bárhonnan elérhető, az eredeti pedig biztonságban pihen a helyén.
Az elektronikus irattár értékes és érzékeny anyagot őriz, ezért a hozzáférés finoman hangolható – mappánként vagy akár dokumentumonként. A bizalmas iratokat csak az arra jogosultak nyitják meg, és a teljes körű naplózásból bármikor kiderül, ki, mikor, mit tekintett meg. A GDPR-megfelelés így nem utólagos magyarázkodás, hanem beépített működés; a rendszer emellett a NIS2 „magas” szintű követelményeit is teljesíti.
A papíralapú irattárazás költsége négy tételből áll össze, és ebből három láthatatlan. A látható: a fizikai tárhely bérlete vagy a raktár fenntartása. A láthatatlanok: a keresésre és mozgatásra fordított munkaórák, az elveszett vagy megsérült iratok kockázata, és a lassúság ára – amikor egy ügyfél vagy egy hatóság vár, amíg az irat előkerül.
Az elektronikus irattár mind a négy témát egyszerre kezeli. A keresés másodpercekre rövidül, az iratvesztés kockázata minimálisra csökken, a fizikai tárhelyigény pedig a selejtezhető állomány szabályos leépítésével évről évre zsugorodik.
Az archívum értéke a hétköznapokon dől el. A BürOffice-ban a lezárt ügyek dokumentumai automatikusan az elektronikus irattárba futnak be – nem marad „majd berakom” kupac senki asztalán. A jogosult kolléga bárhonnan keres: a webes felületen az irattár ugyanúgy elérhető otthonról, mint az irodából.
A visszakeresés nem csak iktatószám alapján megy: az ügyhöz tartozó teljes előzmény – levelezés, verziók, jóváhagyások – együtt jelenik meg. A gyakran keresett iratok gyors tárhelyen élnek, ezért a megnyitás nem várakozás. Aki egyszer keresett így, az nem kér többé papírt.
Nem minden archivált dokumentum egyforma értékű. A BürOffice egyszerre több dokumentumtárolóval működik együtt: a gyakran keresett iratok gyors tárhelyen, a ritkán elővett anyagok olcsóbb tárolón élhetnek – a felhasználó ebből semmit nem vesz észre. A tárolók közötti átállás fokozatosan, akár üzemidő alatt is megoldható, így az archívum a költségvetéshez igazodik, nem fordítva.
Három helyzetben hoz azonnali, érezhető eredményt. Ahol gyakori a hatósági vagy belső ellenőrzés – pénzügyi, biztosítási, közszolgáltatói területen –, ott a másodperces visszakeresés önmagában megtérülés. Ahol nagy a dokumentumforgalom és nő a fizikai tárhelyigény, ott a költségek fordulnak meg. És ahol több telephelyen vagy otthonról is dolgoznak a kollégák, ott az irattár végre mindenkihez odaér – jogosultsággal, naplózva.
És egy gyakran elfelejtett szempont: az elektronikus irattár a szervezeti tudást is védi. Amikor egy tapasztalt kolléga nyugdíjba megy, az ügyek előélete nem távozik vele – minden előzmény, döntés és dokumentum a rendszerben marad, kereshetően.
A döntéshez nem kell hit, csak egy próba: kérje ki a legutóbbi ellenőrzés iratlistáját, és nézze meg, mennyi idő alatt állna össze a rendszerből.
Kérjen bemutatót, és számolja ki velünk, mennyit takarítana meg az elektronikus irattár a mostani irattárazási gyakorlatához képest. Az első ellenőrzésnél, amikor másodpercek alatt előkerül a kért irat, már tudni fogja a választ.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.