A kötvénykezelés akkor hatékony, ha a kötvény teljes életciklusa – az ajánlattól a jóváhagyáson és az aláíráson át a megújításig egyetlen rendszerben fut. A BürOffice pontosan ezt adja: sablonból generálja a kötvénydokumentumokat, végigviszi a jóváhagyást, kezeli a digitális aláírást, és időben szól, ha közeleg a lejárat.
Az eredményről egy szám többet mond ezer funkciónál, egy pénzügyi szolgáltató cégnél a szerződések átfutása 7-10 napról 1-2 napra rövidült. Ez az oldal bemutatja, hogyan épül fel a kötvénykezelés a BürOffice-ban, és hogyan indul a bevezetés a meglévő állománykezelő rendszere mellett.
Az ajánlat Wordben készül, az adatokat az ügyintéző az állománykezelőből másolja át. A jóváhagyás e-mailben megy körbe, a kinyomtatott kötvényt postán küldik aláírásra, a visszaérkezett példányt beszkennelik és egy hálózati mappába teszik. Fél év múlva már senki nem tudja, melyik a hatályos verzió.
Minden átmásolt adat hibát eredményezhet. Az e-mailes jóváhagyás követhetetlen. És minden lejáró kötvény, amiről senki nem szól időben, elveszített bevétel.
A megújítás a legérzékenyebb pont. A lejáratok sokszor Excel-táblában élnek, és amikor a felelős kolléga szabadságra megy vagy felmond, a tábla vele megy. Az ügyfél nem kap időben ajánlatot – a versenytárstól viszont igen.
A rendezett kötvénykezelés alapja a rend a dokumentumok között. A BürOffice-ban a kötvény dokumentum kezelése verziózott: minden módosításnál látszik, ki, mikor és mit változtatott, a korábbi verziók pedig bármikor előhívhatók. A jogosultságokat dokumentumszinten állítja be, a napló minden hozzáférést rögzít.
A jogosultságkezelés a bizalmas ügyeknél mutatja meg az erejét, egy VIP-ügyfél kötvényét csak az arra kijelölt kör látja, miközben a többi dokumentumon a teljes csapat dolgozik.
A hiteles archiválás az eIDAS és a hazai jogszabályok szerint őrzi meg az aláírt kötvényeket, így azok évtizedek múlva is bizonyító erejűek maradnak. Az időbélyeg automatikusan frissül a hosszú távú érvényesség fenntartásához. Egy MNB-ellenőrzésnél vagy belső auditnál minden percek alatt előáll: ki hagyta jóvá, mikor írták alá, melyik sablonverzióból készült.
A sablonok adaptívak: az adott termék és ügyfél szerint jelennek meg vagy tűnnek el bennük a szakaszok. Az adatokat a rendszer a BürOffice mellettt az állománykezelőből és más szakrendszerekből tölti ki, így az ügyintéző nem gépel és nem hibázik.
A sablonok külön jóváhagyási folyamatban készülnek és verziózottak. Amikor a jogi osztály módosít egy feltételt, a következő generálás már az új szöveggel fut – a régi verzió pedig visszakereshető marad, ha egy vitánál elő kell venni.
Ugyanabból az adatforrásból a rendszer egyszerre több kimenetet készíthet: nyomtatott levelet, e-mailt, portálüzenetet. Egy állományszintű módosításnál több ezer személyre szabott értesítő is elkészül egyetlen indítással.
A biztosítási szerződéskezelés lelke a szabályozott jóváhagyás. A kötvény a beállított szabályok szerint jut el a megfelelő jóváhagyóhoz, aki a munkakosarában látja a feladatot, és akár a mobiltelefonjáról is döntet. Ha nem reagál időben, a rendszer eszkalál.
A jóváhagyott dokumentumot a rendszer digitális aláírással látja el – több aláírás-szolgáltatót is támogat. Egy pénzügyi szolgáltatócégnél így rövidült a szerződések átfutása 7-10 napról 1-2 napra, miközben a hibaarány 85 százalékkal esett, és az ügyintézők 40 százalékkal több szerződést kezelnek ugyanannyi idő alatt.
Ami korábban nyomtatás, borítékolás, várakozás és keresgélés volt, az most néhány kattintás. A kötvénykezelés minden lépése naplózott és visszakereshető.
A folyamat bármely pontján látszik, kinél van az ügy és mióta. Ha kérdés merül fel, a kollégák a beépített chatben egyeztetnek – az üzenetváltás az ügyhöz mentve marad.
A rendszer minden kötvény lejáratát nyilvántartja, és időben elindítja a megújítási munkafolyamatot. Az ügyintéző kész feladatot kap a munkakosarába, az ügyfél pedig a preferált csatornáján kapja az értesítést.
A megújítási folyamat automatizálás tömegesen is működik, évfordulós kampányoknál a rendszer egyszerre generálja és küldi ki az értesítőket postán, e-mailben vagy Cégkapun, a tértivevényeket pedig automatikusan feldolgozza. A kötvénykezelés így a megújításnál sem szakad meg – a válasz automatikusan az eredeti ügyhöz kapcsolódik.
A megújítás így bevételvédelem lesz, nem adminisztráció. A vezető a vezérlőpulton látja, hány megújítás fut, mennyi zárult sikerrel, és hol kell rásegíteni.
A régi, papíralapú kötvények nem tűnnek el egyik napról a másikra. A BürOffice irattári modulja vonalkóddal követi, melyik irat hol van: az ügyintézőnél, az átmeneti irattárban vagy a központi irattárban.
Az igénylés, az átadás és a selejtezés is folyamatként fut, a megőrzési idők nyilvántartásával. A digitális és a papíralapú kötvénykezelés így egyetlen rendszerben találkozik – az ügyintézőnek nem kell tudnia, hogy a keresett dokumentum melyik világban él.
A vezérlőpulton azonnal látszik, hány kötvény van folyamatban, melyik fázisban, és hol keletkezik fennakadás. Ha a jóváhagyásnál torlódnak az ügyek, az még aznap kiderül, nem a havi riportból.
A KPI-riportok az egyéni teljesítményt is mutatják, ki hány kötvényt dolgozott fel, mennyi idő alatt. A kapacitástervezés így adatra épül, a kötvénykezelés tempója pedig kiszámíthatóvá válik.
Igen, REST API-n, webszolgáltatáson vagy SQL-kapcsolaton keresztül. A BürOffice a meglévő rendszerei mellé épül, nem helyettük.
Igen. A rendszer a szkennelt dokumentumokat automatikusan iktatja, a fizikai iratok tárolási helyét pedig vonalkóddal követi – a kötvénykezelés a papír és a digitális világot egyszerre fedi le.
Az első kötvényfolyamat néhány hét alatt élesbe áll. A sablonok elkészítésében szakértőink segítenek, a kollégák betanulása napokban mérhető, nem hónapokban.
A platform teljesíti a NIS2 magas szintű követelményeit, megfelel a GDPR-nek, az archiválás pedig eIDAS szerint hiteles.
A kötvénykezelés az a terület, ahol a digitalizáció a leggyorsabban forintosítható: rövidebb átfutás, kevesebb hiba, egyetlen elfelejtett megújítás sem. Kérjen díjmentes konzultációt, és egy órában áttekintjük a saját folyamataikban levő lehetőségeket.
Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.