A digitalizáció ma már nem kérdés, hanem kényszer. Mégis, a projektek döntő többsége kudarcba fullad. Mester Sándor, az IT Business podcast házigazdája és Tresch András, a Quattrosoft ügyvezetője három epizódon keresztül boncolgatták ennek okait. Az alábbiakban a záró epizód legfontosabb tanulságait foglaljuk össze – konkrét számokkal, valós tapasztalatokkal, kertelés nélkül.
Az adás rögzítésének időpontja 2022.02.10.
Résztvevők
Mester Sándor - Moderátor
Tresch András - Quattrosoft
A számok, amiktől meglepődsz
Tresch András csapata 2021-ben összesen több mint 50 000 munkavállalót foglalkoztató nagyvállalatok körében végzett kutatást. Mindössze 26% mondta azt, hogy a meglévő digitalizációs megoldásuk többé-kevésbé megfelel az üzleti igényeknek. Ez összhangban van a nemzetközi tapasztalatokkal is – a legoptimistább szakértők szerint sem haladja meg a 30%-ot a sikeres digitalizációs projektek aránya.
Gondolj bele: tízből hét projekt nem hozza az ígért eredményt. Ez nem technológiai probléma.
Ne az IT vezesse a digitalizációt
Ez talán a legfontosabb üzenet az egész sorozatból. Amikor az IT vezeti a digitalizációs projektet, drámaian megnő a bukás esélye.
Nem azért, mert az IT csapat nem kompetens, hanem azért, mert a digitalizáció üzleti döntés, nem technológiai. A CIO hiába áll a digitális forradalom élére, ha az üzleti területek nem motiváltak, nem érzik magukénak a változást.
Tresch András egyenesen fogalmaz: „Ha nincs meg az üzleti elkötelezettség, nem fog működni." Ismer olyan bankot, ahol a menedzsment azzal hárít, hogy jól teljesítenek – miért kéne bármit másképp csinálni? Aztán amikor jön a probléma (pl: törvényi megfelelés), azonnal kellene a megoldás. És persze az IT lesz a hibás, amiért nincs kész.
A CIO valódi szerepe nem a projekt vezetése, hanem az integráció erősítése, az egyszerűsítés és az átláthatóság megteremtése. Ez önmagában is hatalmas feladat.
A „szentháromság" problémája
A Quattrosoft 25 éves tapasztalata alapján három rendszertípus szoros együttműködése szükséges a sikeres digitalizációhoz: dokumentumkezelés (DMS), folyamattámogatás (BPM) és fizikai iratkezelés.
A kutatás szerint az átlagos nagyvállalatoknál két különböző dokumentumkezelő rendszer fut párhuzamosan. A három komponens (DMS, BPM, Irattár) közötti integráció a cégek 38%-nál egyáltalán nincs, 48%-nál alig integrált. Valódi integrált működés – ami a valódi eredményekhez kell – szinte sehol sincs.
Amikor ezek a rendszerek külön életet élnek, az olyan, mintha három különböző térképpel próbálnál navigálni egyszerre. Tudod, hogy mit kell csinálnod, de naponta 1-2 órát keresgéled a munka elvégzéséhez szükséges információkat. Vagy fordítva: minden dokumentum megvan, de fogalmad sincs, mi a következő lépés.
Az igazi áttörés akkor jön, amikor a munkatárs egyetlen felületen látja a feladatot, az összes kapcsolódó adatot, dokumentumot és előzményt. Gombnyomásra elérhető minden. Erre utána lehet építeni automatizációt, ami nem 10-15%-os, hanem 2-2,5-szeres hatékonyságnövekedést hoz.
A mérés hiánya: a láthatatlan probléma
A kutatás egy másik megdöbbentő adata: a megkérdezettek 40%-a azt mondta, nincsenek KPI-jai – nem tudja mérni a munkavégzés hatékonyságát.
Ugyanakkor csak 20% jelezte, hogy a home office hatékonysága problémát okoz. Érezzük az ellentmondást? Ha nem mérsz, honnan tudod, hogy nincs baj?
Tresch András erre egy nagyvállalati példát hoz: „Láttam olyan céget, ahol a vezetők azt mondták, az emberek otthon nem dolgozhatnak. Bent kell lenniük, mert ha látom az arcát a monitor mögött, jobban elhiszem, hogy dolgozik." Ez a „látom, tehát dolgozik" mentalitás tipikus jele annak, hogy hiányoznak a mérőszámok.
A helyzet iróniája, hogy amint elkezdesz mérni, az eredmények szinte maguktól javulnak. Ez nem varázslat – egyszerűen az emberek viselkedése változik, ha tudják, hogy a teljesítményük látható. A kutatások 10-15%-os azonnali javulást mutatnak pusztán attól, hogy bevezetnek valamilyen mérést.
A low-code csapda
Az interjúban szóba kerül egy aktuális trend: a low-code/no-code fejlesztés, ahol „demokratizáljuk az IT-t" és a felhasználók maguk építenek rendszereket.
Tresch András nem rejti véka alá a véleményét: „Nekem van egy adagra való rossz érzésem, hogy ez az árnyék IT 3.0-ás verziója lesz."
Ha már most átlagosan két dokumentumkezelő fut párhuzamosan a nagyvállalatoknál, képzeld el, mi történik, amikor bárki bármilyen alkalmazást összerakhat. A CIO, aki éppen azon dolgozik, hogy konszolidálja a meglévő rendszereket, egy újabb szétforgácsolódási hullámmal néz szembe.
A siker receptje: kezdj kicsiben, gondolkodj nagyban
A 25 év legfontosabb tanulsága egyetlen mondatban? Kicsiben kell kezdeni.
Nem egy mindent leváltó, mindent megoldó gigaprojektre van szükség, hanem arra, hogy a teljes integrált megoldást – dokumentumkezelés, folyamattámogatás, iratkezelés szorosan összekapcsolva – egy kis üzleti területen próbáld ki.
Miért működik ez?
Kicsi a projekt, kicsi a kockázat. Ha összecsiszolódási problémák vannak szállító és ügyfél között – márpedig mindig vannak –, azok kis téttel könnyebben megoldhatók. Nem feszülnek be az álláspontok, mert nem százmilliók forognak kockán.
A Quattrosoft leghosszabb ügyfélkapcsolata 21 éves. Két nagy német multinacionális ügyfelüknél is ezzel a megközelítéssel indultak. Az eredmény: folyamatosan fejlődő, mindkét fél számára értékes együttműködés, ahol az ügyfél maga is megtanulta, mire érdemes költeni és mire nem.
A gigaprojekt ellenpéldáját is ismeri Tresch András: „Amikor valaki a világegyetemet szeretné egyben megrendelni, ő maga sem tudja, mit akar, de nekünk kell mondanunk egy határidőt meg egy összeget. Nem érzem ezt királyi útnak."
A nyer-nyer játék nem választás kérdése
A digitalizációs projektben két fél dolgozik együtt, és a kapcsolat évekig tart. A Quattrosoft 25 éve alatt egyszer fordult elő, hogy az együttműködést meg kellett szakítani, mert nem volt fenntartható a partneri viszony.
Az ROI, amit már érdemes megfontolni
Lássuk a számokat, amiért ez az egész megéri. A Gartner adatai szerint egy átlagos munkavállaló naponta 50-80 percet tölt információkereséssel. Ez a munkaidő 10-15%-a. Ha ezt a rendszer automatikusan tálcán kínálja, az azonnali megtakarítás.
De az igazi ugrás az automatizáció. „Ha 500 adminisztratív munkatársnál dupla hatékonyságot érünk el, és egy ember bérköltsége minimum 500 000 forint havonta, az havi 250 millió forint megtakarítás."
A Quattrosoft ügyfeleinél a megtérülés jellemzően 12 hónapon belül realizálódik. Ehhez integrált rendszer kell – nem szigetszerű megoldások.
Útravaló
A digitalizáció nem IT-projekt. Üzleti döntés, aminek technológiai következményei vannak. Kezdd kicsiben, mérd az eredményeket, és válassz olyan partnert, akivel húsz év múlva is szívesen ülsz le egy asztalhoz, és az eredmény nem marad el.
Ez a cikk az IT Business podcast „Útravaló digitalizációs projektekhez" című, 2022. február 10-én megjelent epizódja alapján készült. A beszélgetés házigazdája Mester Sándor volt, vendége Tresch András, a Quattrosoft Kft. ügyvezetője.
